Giới thiệu: Bộ nhớ dùng chung Google Shared Drive (trước đây gọi là Team Drives) là một không gian lưu trữ chung trong Google Drive, giúp các nhóm và tổ chức cộng tác hiệu quả hơn.
Dữ liệu trong Shared Drive thuộc về nhóm, không thuộc sở hữu cá nhân, đảm bảo tính bảo mật và truy cập dễ dàng cho tất cả thành viên.
Tính năng chính:
- Dữ liệu thuộc tổ chức: Dữ liệu trong Shared Drive được lưu trữ dưới tên nhóm, không bị ảnh hưởng bởi việc thành viên rời đi hay thay đổi.
- Chia sẻ linh hoạt: Cung cấp nhiều cấp quyền truy cập khác nhau, từ quản lý nội dung đến chỉ xem, cho phép bạn chia sẻ dữ liệu với người ngoài tổ chức một cách an toàn.
- Cộng tác hiệu quả: Cho phép chỉnh sửa đồng thời, theo dõi lịch sử phiên bản và nhận thông báo về các thay đổi, giúp nâng cao hiệu quả cộng tác.
- Đồng bộ hóa liền mạch: Dữ liệu trong Shared Drive có thể được đồng bộ hóa với máy tính để truy cập ngoại tuyến.
- Tích hợp với Google Workspace: Hoạt động liền mạch với các ứng dụng Google Workspace khác như Gmail, Docs, Sheets và Slides.
So sánh Shared Drive và My Drive:
| My Drive | Shared drives | |
| Ai có thể tải dữ liệu lên? | Chủ sở hữu của My Drive. | Bất kỳ thành viên nào có Quyền đóng góp hoặc cao hơn (*) |
| Ai sở hữu dữ liệu? | Người tạo ra các tệp và thư mục | Cả nhóm |
| Tôi có thể di chuyển dữ liệu? | Có, bạn có thể di chuyển dữ liệu hay thư mục giữa các thư mục trong My Drive | Nếu bạn có Quyền đóng góp hoặc cao hơn, bạn có thể di chuyển tệp từ My Drive sang Shared Drive.Nếu bạn có Quyền Quản lý nội dung bạn có thể di chuyển tệp và thư mục trong 1 Share Drive.
Nếu bạn có Quyền người quản lý, bạn có thể di chuyển tệp ra khỏi hoặc giữa các Shared Drive. Nếu bạn muốn di chuyển tệp từ My Drive sang Shared Drive, hãy liên hệ Quản trị viên tài khoản Google Workspace. |
| Tôi có thể đồng bộ dữ liệu với máy tính? | Có, hãy sử dụng phần mềm Google Drive for desktop. | Có, hãy sử dụng phần mềm Google Drive for desktop. |
| Việc chia sẻ hoạt động như thế nào? | Mọi người có thể nhìn thấy từng tệp hoặc thư mục, tuỳ thuộc vào dữ liệu họ được chia sẻ. | Tất cả thành viên của Shared Drive sẽ thấy mọi dữ liệu trong Shared Drive đó. |
| Dữ liệu bị xoá lưu lại trong thùng rác bao lâu? | Tệp và dữ liệu sau khi bị xoá sẽ ở trong thùng rác 30 ngày, trước khi bị xoá hoàn toàn. Bạn cũng có thể vào thùng rác để xoá hoàn toàn dữ liệu trước 30 ngày. | Mỗi Shared Drive sẽ có một thùng rác riêng.Thành viên với Quyền quản lý nội dung có thể xoá dữ liệu vào thùng rác, dữ liệu sau đó 30 ngày sẽ bị xoá hoàn toàn.
Thành viên với Quyền quản lý có thể xoá hoàn toàn dữ liệu khỏi thùng rác trước 30 ngày. |
| Tôi có thể khôi phục dữ liệu? | Có, nếu bạn là chủ sở hữu | Có, nếu bạn có Quyền quản lý nội dung hoặc cao hơn. |
(*) Tham khảo các Quyền truy cập trong Shared Drive
Ứng dụng thực tế:
Shared Drive phù hợp cho nhiều trường hợp như:
- Dự án: Lưu trữ tài liệu, chia sẻ thông tin và cộng tác trong các dự án nhóm.
- Sự kiện: Chia sẻ tài liệu liên quan đến sự kiện với các thành viên tham gia.
- Biểu mẫu: Lưu trữ và quản lý các biểu mẫu được sử dụng chung.
- Tài liệu chung: Lưu trữ các tài liệu, quy định, chính sách chung của công ty.
- Tài liệu nhạy cảm: Chia sẻ và quản lý tài liệu nhạy cảm với các cấp quyền truy cập phù hợp.
Lưu ý:
- Shared Drive chỉ có sẵn ở các phiên bản Business Standard trở lên.
- Quản trị viên Google Workspace có thể quản lý cài đặt và quyền truy cập cho Shared Drive.
Bộ nhớ dùng chung Google Shared Drive là một công cụ cộng tác hiệu quả cho các doanh nghiệp, giúp tăng cường hiệu quả làm việc nhóm, bảo mật dữ liệu và truy cập dễ dàng.
SMNET là một công ty chuyên về CNTT với nhiều năm kinh nghiệm.
Email: hello@smnet.vn
Chat Zalo hoặc gọi 0983 44 23 00 để được tư vấn.
