Chuyển văn phòng là một dự án có nhiều hạng mục liên quan đến Internet, mạng LAN, Wi-Fi, máy tính, máy chủ, điện thoại, camera và máy chấm công. Một checklist CNTT văn phòng mới rõ ràng giúp doanh nghiệp hạn chế gián đoạn và tránh phát hiện thiếu hạ tầng khi nhân viên đã bắt đầu làm việc.
Giai đoạn khảo sát và lập kế hoạch
- Xác định ngày bàn giao mặt bằng và ngày làm việc chính thức.
- Lập sơ đồ chỗ ngồi và số lượng người dùng.
- Thống kê máy tính, máy in, điện thoại và thiết bị cần di chuyển.
- Xác định vị trí tủ rack, phòng máy và nguồn điện.
- Lập danh sách nhà cung cấp cần phối hợp.
- Dự kiến thời gian ngừng hệ thống cho phép.
- Phân công người phê duyệt và nghiệm thu từng hạng mục.
Đội IT cần tham gia sớm cùng bộ phận thiết kế và thi công nội thất để thống nhất đường cáp, ổ cắm, tủ thiết bị và vị trí Access Point.
Đường truyền Internet
- Khảo sát nhà mạng có thể cung cấp tại địa chỉ mới.
- Đăng ký đường truyền đủ sớm.
- Xác định nhu cầu một hay hai nhà mạng.
- Chuẩn bị địa chỉ IP tĩnh nếu có VPN hoặc dịch vụ đặc thù.
- Lập kế hoạch chuyển hoặc thay đổi dịch vụ.
- Kiểm tra tốc độ và độ ổn định trước ngày vận hành.
Không nên chờ đến sát ngày chuyển mới đăng ký Internet vì thời gian khảo sát và kéo cáp phụ thuộc hạ tầng của tòa nhà.
Mạng LAN và Wi-Fi
- Xác định số điểm mạng tại bàn làm việc, phòng họp và máy in.
- Bố trí điểm mạng cho camera, máy chấm công và Access Point.
- Lựa chọn tủ rack, patch panel, switch và UPS.
- Phân chia VLAN cho người dùng, khách, camera và thiết bị.
- Khảo sát vùng phủ Wi-Fi theo mặt bằng.
- Dán nhãn cáp và lập sơ đồ kết nối.
- Dự phòng cổng mạng và đường cáp cho mở rộng.
Toàn bộ điểm mạng nên được kiểm tra và lập kết quả trước khi bàn giao nội thất.
Máy chủ, NAS và dữ liệu
- Sao lưu đầy đủ trước khi di chuyển.
- Kiểm tra khả năng phục hồi dữ liệu quan trọng.
- Lập thứ tự tắt và khởi động thiết bị.
- Chuẩn bị phương án đóng gói và vận chuyển an toàn.
- Kiểm tra nguồn điện, UPS, nhiệt độ và thông gió tại nơi mới.
- Cập nhật địa chỉ IP và cấu hình nếu kiến trúc mạng thay đổi.
- Kiểm tra quyền truy cập sau khi hệ thống hoạt động.
Camera, chấm công và kiểm soát ra vào
- Xác định vị trí camera và góc quan sát.
- Tính dung lượng lưu trữ.
- Bố trí nguồn, cáp và switch PoE.
- Xác định vị trí máy chấm công.
- Kiểm tra phần mềm và kết nối dữ liệu.
- Lập danh sách cửa cần kiểm soát.
- Phân quyền xem camera và quản lý ra vào.
Kế hoạch ngày chuyển văn phòng
- Xác nhận đầu mối của tất cả nhà cung cấp.
- Sao lưu lần cuối và kiểm tra kết quả.
- Ghi nhận trạng thái thiết bị trước khi tháo.
- Dán nhãn theo phòng ban hoặc vị trí mới.
- Di chuyển thiết bị quan trọng theo danh sách riêng.
- Lắp đặt theo thứ tự mạng, máy chủ, máy tính và thiết bị ngoại vi.
- Kiểm tra Internet, email, phần mềm và máy in.
- Chuẩn bị đội hỗ trợ người dùng trong ngày làm việc đầu tiên.
Xem thêm các giải pháp IT toàn diện của SMNET dành cho văn phòng và doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Nên bắt đầu chuẩn bị CNTT trước bao lâu?
Nên bắt đầu ngay khi có mặt bằng và sơ đồ bố trí sơ bộ. Internet, đường cáp và thiết bị có thể cần thời gian khảo sát, phê duyệt và cung ứng.
Có nên thay toàn bộ thiết bị khi chuyển văn phòng?
Không nhất thiết. Cần kiểm tra tuổi đời, khả năng đáp ứng và bảo hành của từng thiết bị để quyết định giữ lại, nâng cấp hoặc thay mới.
Việc nào quan trọng nhất trước khi di chuyển máy chủ?
Phải có bản sao lưu đã kiểm tra, kế hoạch tắt mở, phương án vận chuyển và người chịu trách nhiệm rõ ràng.
Liên hệ SMNET
SMNET có thể khảo sát mặt bằng, lập kế hoạch và triển khai đồng bộ mạng, Wi-Fi, thiết bị, camera, máy chấm công cùng các hạng mục CNTT cho văn phòng mới.
Công ty TNHH SMNET
Địa chỉ: Phòng G.01, Tòa nhà The Vital Building, 16 Đặng Tất, Phường Tân Định, TP.HCM
Điện thoại: 028 7301 6068
Email: hello@smnet.vn
Website: https://smnet.vn/
