Khi doanh nghiệp mua các thiết bị CNTT như:
- Laptop.
- Server.
- Firewall.
- Switch.
- Access Point.
- NAS.
- UPS.
- Camera.
- Thiết bị lưu trữ.
- Thiết bị mạng.
bộ phận IT thường quan tâm trước tiên đến:
Model – cấu hình – giá – bảo hành.
Nhưng với doanh nghiệp, đặc biệt là các dự án cần nghiệm thu, kiểm toán hoặc quản lý tài sản, còn một nhóm thông tin rất quan trọng:
CO – CQ – Hóa đơn VAT – Chứng từ bảo hành.
Nếu không thống nhất từ trước, một tình huống khá phổ biến là:
Thiết bị đã giao đủ, lắp đặt xong nhưng khách hàng mới yêu cầu CO/CQ bản gốc.
Nhà cung cấp trả lời:
“Báo giá ban đầu không bao gồm CO/CQ.”
Hoặc:
“Chỉ có bản scan.”
Lúc này cả bên mua lẫn bên bán đều mất thời gian xử lý.
Vì vậy, với thiết bị CNTT doanh nghiệp, yêu cầu chứng từ nên được xác định ngay từ lúc hỏi giá hoặc phát hành PO, không nên để đến lúc giao hàng mới hỏi.
Trước hết cần phân biệt CO, CQ và hóa đơn VAT
Ba loại chứng từ này phục vụ ba mục đích khác nhau.
CO – Certificate of Origin
CO là chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa.
Nó giúp xác định hàng hóa có xuất xứ từ quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nào.
Tại Việt Nam, quy định về cấp C/O và tự chứng nhận xuất xứ được Bộ Công Thương điều chỉnh theo hệ thống quy định về xuất xứ hàng hóa; Thông tư 40/2025/TT-BCT áp dụng từ ngày 01/07/2025 tiếp tục quy định việc cấp C/O và chấp thuận tự chứng nhận xuất xứ.
Ví dụ thiết bị:
Firewall Brand X
có thể có:
Country of Origin: Taiwan
hoặc:
Made in China
CO chủ yếu trả lời câu hỏi:
Thiết bị này có xuất xứ từ đâu?
CQ – Certificate of Quality
CQ thường được hiểu trong giao dịch thương mại là chứng nhận chất lượng, xác nhận sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn hoặc thông số chất lượng do nhà sản xuất, đơn vị được ủy quyền hoặc tổ chức phù hợp phát hành.
Trong thực tế mua thiết bị CNTT, CQ có thể thể hiện:
- Manufacturer.
- Product Name.
- Model.
- Part Number.
- Tiêu chuẩn áp dụng.
- Kết quả kiểm tra hoặc xác nhận chất lượng.
- Lot/Batch tùy loại hàng.
Điểm cần lưu ý:
CQ không phải lúc nào cũng có cùng một mẫu cho mọi hãng và mọi thiết bị.
Vì vậy câu hỏi:
“Có CQ không?”
chưa đủ.
Cần hỏi thêm:
“CQ do ai phát hành và thể hiện những thông tin nào?”
Hóa đơn VAT là gì?
Hóa đơn phục vụ việc ghi nhận giao dịch mua bán, kế toán và thuế; nó không thay thế CO hay CQ.
Khung pháp lý về hóa đơn điện tử hiện hành tiếp tục dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025 và được hướng dẫn thêm tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Nội dung hóa đơn phải đáp ứng các thông tin theo quy định, trong đó có các tiêu thức liên quan đến người bán, người mua và hàng hóa/dịch vụ.
Có thể hiểu đơn giản:
CO → hàng xuất xứ ở đâu
CQ → tài liệu xác nhận chất lượng
Hóa đơn → giao dịch mua bán giữa ai với ai, hàng gì, số lượng và giá trị bao nhiêu
Ba loại chứng từ không thay thế nhau.
Sai lầm phổ biến: chỉ ghi “Hàng chính hãng, đầy đủ CO/CQ”
Đây là câu xuất hiện khá nhiều trong yêu cầu mua hàng.
Nhưng về mặt thực tế nó vẫn chưa đủ rõ.
Ví dụ nhà cung cấp có thể hiểu:
CO/CQ bản scan
trong khi khách hàng lại yêu cầu:
CO/CQ bản sao đóng dấu
hoặc:
CO/CQ bản gốc
Đến lúc nghiệm thu mới phát sinh tranh luận.
Thay vì ghi:
Hàng chính hãng, đầy đủ CO/CQ.
nên xác định cụ thể:
CO loại gì?
CQ do ai phát hành?
Bản gốc hay bản sao?
Có cần đóng dấu xác nhận nhà cung cấp không?
Có cần thể hiện Model/Part Number cụ thể không?
1. Hỏi chính xác Brand, Model và Part Number
Khi mua thiết bị CNTT, chỉ tên sản phẩm thường chưa đủ.
Ví dụ:
Dell PowerEdge Server
là quá chung chung.
Nên yêu cầu:
Brand + Model + Part Number/SKU
Ví dụ:
Dell PowerEdge Rxxx – Part Number XXXXX
Điều này đặc biệt quan trọng với:
- Server.
- Firewall.
- Switch.
- Access Point.
- RAM.
- SSD.
- License.
- Module quang.
- Transceiver.
Một model có thể có nhiều SKU dành cho:
- Thị trường khác nhau.
- Cấu hình khác nhau.
- Thời hạn bảo hành khác nhau.
- Bundle license khác nhau.
Do đó trước khi kiểm tra CO/CQ, cần xác định chính xác:
Mình đang mua SKU nào?
2. Hỏi rõ xuất xứ ngay trên báo giá
Không nên chờ đến khi hàng được giao mới hỏi:
“Thiết bị này sản xuất ở đâu?”
Trong yêu cầu báo giá có thể đề nghị nhà cung cấp ghi:
Brand
Model
Part Number
Country of Origin
Ví dụ:
| Brand | Model | Part Number | Origin |
|---|---|---|---|
| ABC | Switch 24 Port | ABC-1234 | China |
| XYZ | Firewall | XYZ-5678 | Taiwan |
Điều này giúp bộ phận mua hàng dễ dàng đối chiếu khi nghiệm thu.
3. Nếu cần CO, phải hỏi bản nào
Đây là câu hỏi quan trọng.
Hãy hỏi nhà cung cấp:
Có cung cấp CO không?
Sau đó hỏi tiếp:
Bản gốc hay bản sao?
Bản scan hay bản giấy?
Có xác nhận của đơn vị nhập khẩu/nhà cung cấp không?
CO có thể hiện đúng model hàng mua không?
Trong chuỗi cung ứng hàng nhập khẩu, một chứng từ C/O có thể liên quan tới lô hàng và có thể bao gồm nhiều mặt hàng đáp ứng điều kiện xuất xứ, thay vì mặc nhiên có một C/O riêng cho từng serial thiết bị.
Do đó doanh nghiệp không nên mặc định rằng:
Mua 10 laptop → phải có 10 CO.
Hình thức chứng từ thực tế cần được thống nhất với nhà cung cấp và yêu cầu của hồ sơ dự án.
4. CO có khớp với thiết bị đang mua không?
Khi nhận CO nên kiểm tra ít nhất:
- Manufacturer nếu có.
- Description.
- Model.
- Country of Origin.
- Thông tin lô hàng liên quan.
Không nên chỉ thấy một tờ giấy có chữ:
Certificate of Origin
rồi xem như hoàn tất.
Đặc biệt trong những dự án có nhiều loại thiết bị, cần đảm bảo chứng từ được cung cấp thực sự liên quan đến hàng hóa nghiệm thu.
5. Với CQ cần hỏi ai là đơn vị phát hành
Có thể hỏi nhà cung cấp:
CQ này do Manufacturer, Distributor hay đơn vị nào phát hành?
Tiếp tục kiểm tra:
- Có tên sản phẩm không?
- Có Model không?
- Có Part Number không?
- Có tiêu chuẩn chất lượng không?
- Có ngày phát hành không?
- Có chữ ký/xác nhận phù hợp không?
Nếu hồ sơ mời thầu hoặc hợp đồng yêu cầu cụ thể:
Manufacturer’s CQ
thì CQ do nhà cung cấp tự lập chưa chắc đáp ứng yêu cầu đó.
Vì vậy phải đọc đúng yêu cầu hợp đồng.
6. CO/CQ có cần thể hiện Serial Number không?
Đây là điểm doanh nghiệp nên làm rõ trước.
Một số khách hàng yêu cầu hồ sơ nghiệm thu phải đối chiếu được tới từng thiết bị.
Nhưng không nên mặc định rằng mọi CO/CQ đều liệt kê từng Serial Number.
Thay vào đó có thể xây dựng bộ hồ sơ:
CO/CQ
Packing List / Delivery List
Serial Number List
Biên bản giao nhận
Như vậy doanh nghiệp vẫn có thể truy vết:
Chứng từ → Model → Thiết bị thực tế → Serial Number
7. Đừng quên hỏi Serial Number trước khi nghiệm thu
Với thiết bị CNTT có giá trị tương đối lớn như:
- Laptop.
- Server.
- Firewall.
- Switch.
- NAS.
- UPS.
SMNET khuyến nghị doanh nghiệp nên có danh sách Serial Number.
Ví dụ:
| STT | Model | Serial Number | User/Location |
|---|---|---|---|
| 1 | Laptop ABC | SN001 | Accounting |
| 2 | Laptop ABC | SN002 | Sales |
| 3 | Firewall XYZ | SN003 | Server Room |
Serial Number giúp quản lý:
- Asset.
- Warranty.
- RMA.
- Bảo trì.
- Kiểm kê.
- Thanh lý.
Trong nhiều trường hợp, Serial List còn có giá trị vận hành lâu dài hơn việc chỉ giữ CO/CQ.
8. Hỏi rõ hàng chính hãng dựa trên tiêu chí nào
Câu:
“Hàng chính hãng”
cũng nên được cụ thể hóa.
Có thể hỏi:
- Có Serial Number kiểm tra được không?
- Có bảo hành chính hãng không?
- Bảo hành tại Việt Nam hay quốc tế?
- Có Distributor/Authorized Partner không?
- Thời gian bảo hành bao lâu?
- Bảo hành tính từ ngày bán hay ngày kích hoạt?
- Có tra cứu warranty online được không?
Ví dụ một laptop có thể có Serial hợp lệ nhưng điều quan trọng với doanh nghiệp còn là:
Warranty entitlement tại Việt Nam như thế nào?
9. Hóa đơn phải xuất từ công ty nào?
Đây là việc kế toán nên hỏi ngay từ đầu.
Ví dụ báo giá được gửi bởi:
Công ty ABC
thì cần xác định:
Hóa đơn cũng do Công ty ABC xuất?
Không nên đến ngày thanh toán mới xuất hiện:
“Hóa đơn sẽ do công ty khác trong nhóm xuất.”
Nếu doanh nghiệp có yêu cầu nhà cung cấp cụ thể theo:
- Vendor registration.
- Hợp đồng.
- PO.
- Hồ sơ mua hàng.
thì việc thay đổi pháp nhân xuất hóa đơn có thể gây khó khăn cho kế toán và nghiệm thu.
10. Kiểm tra thông tin công ty mua hàng trước khi xuất hóa đơn
Trước khi yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn, bộ phận mua hàng nên cung cấp chính xác:
- Tên pháp nhân.
- Mã số thuế.
- Địa chỉ.
- Email nhận hóa đơn.
- Các thông tin bổ sung nếu quy trình nội bộ yêu cầu.
Quy định về hóa đơn yêu cầu thể hiện các thông tin người bán/người mua theo trường hợp áp dụng; vì vậy doanh nghiệp nên đối chiếu thông tin pháp nhân trước khi nhà cung cấp phát hành hóa đơn.
Một lỗi chính tả nhỏ trong email có thể không ảnh hưởng đến thiết bị.
Nhưng sai:
Tên công ty
hoặc:
Mã số thuế
lại là vấn đề khác.
11. Tên hàng trên hóa đơn có khớp với PO không?
Ví dụ PO mua:
Firewall WatchGuard Model ABC
nhưng hóa đơn chỉ ghi:
Thiết bị CNTT
Về quản lý tài sản, đây là cách mô tả quá chung.
Nên thống nhất từ đầu cách thể hiện tên hàng hóa.
Ví dụ:
Firewall ABC Model XYZ
hoặc:
Laptop Dell Latitude xxxx
Tên hàng hóa trên hóa đơn thuộc nhóm nội dung phải được thể hiện theo quy định về hóa đơn.
Đối với doanh nghiệp quản lý tài sản chặt chẽ, mô tả rõ Brand/Model cũng giúp:
- Kiểm toán.
- Asset Management.
- Thanh lý.
- Bảo hiểm.
- Đối chiếu PO.
dễ dàng hơn.
12. Serial Number có bắt buộc ghi trên hóa đơn không?
Không nên mặc định rằng hóa đơn phải liệt kê Serial Number của từng thiết bị.
Với nhu cầu quản trị nội bộ, cách thực tế hơn thường là:
Hóa đơn
Biên bản giao hàng
Serial Number List
Ví dụ hóa đơn ghi:
10 × Dell Laptop Model ABC
Biên bản bàn giao kèm:
SN001 → SN010
Như vậy kế toán có chứng từ giao dịch, còn IT có hồ sơ quản lý tài sản chi tiết.
13. Hỏi rõ thời điểm xuất hóa đơn
Bộ phận mua hàng và kế toán nên thống nhất với nhà cung cấp:
- Khi nào giao hàng?
- Khi nào nghiệm thu?
- Khi nào xuất hóa đơn?
- Điều khoản thanh toán thế nào?
Không nên tự thỏa thuận thời điểm hóa đơn trái với quy định hiện hành; quy định về lập và quản lý hóa đơn điện tử đã được cập nhật đáng kể từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Với những đơn hàng có:
Thiết bị + dịch vụ lắp đặt + cấu hình
càng cần thống nhất trước cách thể hiện hồ sơ thanh toán.
14. Thiết bị và dịch vụ nên thể hiện rõ
Ví dụ một dự án gồm:
01 Firewall
01 License Security 3 năm
Dịch vụ cấu hình Firewall
Dịch vụ Migration
Không nên gộp tất cả thành:
Gói Firewall
nếu bộ phận kế toán hoặc quản lý tài sản cần tách riêng.
Nên thống nhất từ báo giá:
Thiết bị
Firewall Model ABC.
License
Security Subscription 3 Years.
Dịch vụ
Installation & Configuration.
Như vậy sau này doanh nghiệp dễ xác định:
- Đâu là tài sản.
- Đâu là license.
- Đâu là chi phí dịch vụ.
15. Nếu cần CO/CQ thì phải ghi vào PO hoặc hợp đồng
Đây là điểm rất quan trọng.
Nếu CO/CQ là điều kiện bắt buộc để nghiệm thu, nên ghi rõ trong:
- RFQ.
- Báo giá được duyệt.
- PO.
- Hợp đồng.
Ví dụ:
Chứng từ kèm theo khi giao hàng:
- Commercial VAT Invoice.
- Delivery Note.
- Serial Number List.
- CO: bản sao có xác nhận của nhà cung cấp.
- CQ: bản do Manufacturer phát hành.
- Warranty Documentation.
Không nên chỉ trao đổi:
“Anh nhớ gửi CO/CQ giúp em nhé.”
qua điện thoại.
Khi yêu cầu chứng từ đã nằm trong PO/hợp đồng, hai bên có tiêu chuẩn nghiệm thu rõ ràng hơn.
16. Hỏi thời gian cung cấp CO/CQ
Một vấn đề khác là:
Thiết bị có thể giao hôm nay nhưng chứng từ chưa chắc có ngay cùng ngày.
Do đó nên hỏi:
CO/CQ giao cùng thiết bị hay bổ sung sau?
Nếu bổ sung sau:
Bao nhiêu ngày?
Ví dụ:
Equipment delivery: Day 0
CO/CQ delivery: Within 7 working days
Nếu nghiệm thu chỉ được thực hiện sau khi đủ chứng từ thì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến:
- Payment.
- Acceptance.
- Project closure.
Cần biết trước.
17. Đừng nhầm CO/CQ với chứng từ nhập khẩu
Một số khách hàng yêu cầu:
“Cho tôi toàn bộ tờ khai nhập khẩu.”
Đây là yêu cầu khác với CO/CQ.
Các chứng từ có thể liên quan tới chuỗi hàng nhập khẩu gồm:
- C/O.
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Customs Declaration.
- Bill of Lading/Airway Bill.
Nhưng không phải toàn bộ các chứng từ này mặc nhiên phải được chuyển cho khách hàng cuối.
Nếu dự án yêu cầu tài liệu cụ thể nào, cần thống nhất ngay trong điều kiện mua hàng.
18. CO/CQ không thay thế chứng nhận chuyên ngành
Một thiết bị có:
CO + CQ
không có nghĩa tự động đáp ứng mọi yêu cầu pháp lý hoặc kỹ thuật chuyên ngành.
Nếu dự án có yêu cầu về:
- Chứng nhận hợp quy.
- Công bố hợp quy.
- Tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Chứng nhận an toàn.
- Hồ sơ chuyên ngành.
thì phải kiểm tra riêng.
Nói cách khác:
CO ≠ CQ ≠ Hóa đơn ≠ Chứng nhận chuyên ngành
Mỗi tài liệu có mục đích riêng.
19. Trước khi mua hàng nên hỏi Warranty thế nào?
Một bộ hồ sơ mua hàng tốt không nên chỉ dừng lại ở CO/CQ.
Cần hỏi:
Warranty: 1 năm, 3 năm hay 5 năm?
Warranty type: Return to Base, Next Business Day hay Onsite?
Warranty by: Manufacturer hay nhà cung cấp?
Location: Việt Nam hay nước ngoài?
RMA process: Ai chịu trách nhiệm?
Ví dụ Firewall hỏng sau 6 tháng.
Câu quan trọng không phải:
“Ngày xưa có CQ không?”
mà là:
“Ai thay thiết bị cho doanh nghiệp và trong bao lâu?”
20. Với license phần mềm có CO/CQ không?
Không nên áp dụng máy móc CO/CQ cho tất cả sản phẩm CNTT.
Ví dụ:
- Microsoft 365.
- Microsoft Windows.
- Antivirus.
- Firewall Subscription.
- SaaS.
- Cloud Backup.
đây là license hoặc dịch vụ điện tử, không giống một thiết bị vật lý nhập khẩu.
Chứng từ phù hợp có thể là:
- Invoice.
- License Certificate.
- Subscription Confirmation.
- Activation Information.
- Contract.
- Manufacturer/Distributor Confirmation.
Do đó bộ phận Procurement nên phân biệt:
Hardware
với:
Software/License/Cloud Service
trước khi yêu cầu hồ sơ.
Checklist nên gửi nhà cung cấp trước khi đặt hàng
Khi mua thiết bị CNTT cho doanh nghiệp, có thể hỏi nhà cung cấp theo checklist sau:
- Tên hãng?
- Model chính xác?
- Part Number/SKU?
- Country of Origin?
- Hàng mới 100%?
- Có Serial Number?
- Có thể kiểm tra Warranty theo Serial?
- Bảo hành chính hãng hay nhà cung cấp?
- Thời hạn bảo hành?
- Có CO?
- CO bản gốc hay bản sao?
- Có CQ?
- CQ do đơn vị nào phát hành?
- CO/CQ có thể hiện đúng Model/Part Number?
- Có Serial Number List?
- Có Delivery Note?
- Pháp nhân nào xuất hóa đơn?
- Tên hàng trên hóa đơn thể hiện thế nào?
- Thời gian giao hàng?
- CO/CQ giao cùng hàng hay sau?
- Có chứng từ chuyên ngành nào khác nếu dự án yêu cầu?
Một bộ hồ sơ nghiệm thu thiết bị CNTT nên gồm gì?
Với một dự án thông thường, doanh nghiệp có thể xây dựng bộ hồ sơ gồm:
1. Purchase Order / Contract
↓
2. Báo giá được duyệt
↓
3. Delivery Note
↓
4. Serial Number List
↓
5. Biên bản bàn giao/nghiệm thu
↓
6. Hóa đơn điện tử
↓
7. CO nếu dự án yêu cầu
↓
8. CQ nếu dự án yêu cầu
↓
9. Warranty Information
↓
10. License Certificate nếu có
Sau đó IT cập nhật thiết bị vào:
Asset Management
với:
- Asset Tag.
- Serial Number.
- Model.
- User.
- Location.
- Purchase Date.
- Warranty Expiry.
Như vậy hồ sơ mua hàng không chỉ phục vụ kế toán mà còn phục vụ toàn bộ vòng đời thiết bị.
Một nguyên tắc rất thực tế: chứng từ phải hỏi trước khi so sánh giá
Giả sử:
Nhà cung cấp A
Giá:
100 triệu
Có:
- CO/CQ theo yêu cầu.
- Warranty chính hãng.
- Serial List.
- Hóa đơn.
- Giao tận nơi.
Nhà cung cấp B
Giá:
97 triệu
nhưng:
- Không có CO.
- CQ không phù hợp yêu cầu dự án.
- Bảo hành qua nhà cung cấp.
- Chứng từ bổ sung không rõ.
Không thể chỉ kết luận:
B rẻ hơn 3 triệu.
Hai báo giá chưa chắc cùng một phạm vi cung cấp.
Do đó khi so sánh vendor, nên so sánh:
Product + Warranty + Documentation + Delivery + Support + Price
chứ không chỉ:
Model + Price
Câu hỏi thường gặp
Mua thiết bị CNTT có bắt buộc lúc nào cũng phải có CO/CQ không?
Không nên xem CO/CQ như một bộ giấy tờ mặc định giống nhau cho mọi giao dịch.
C/O là chứng từ về xuất xứ và được điều chỉnh bởi quy định về xuất xứ hàng hóa.
Trong hoạt động mua sắm doanh nghiệp, việc bên bán phải cung cấp loại CO/CQ nào, bản gốc hay bản sao, thường cần được xác định theo:
- Loại hàng.
- Yêu cầu dự án.
- Hồ sơ đấu thầu.
- Hợp đồng/PO.
- Yêu cầu nghiệm thu.
Vì vậy nếu CO/CQ là bắt buộc, hãy ghi thành điều kiện mua hàng ngay từ đầu.
Hóa đơn VAT có chứng minh hàng chính hãng không?
Không nên dùng hóa đơn làm chứng từ duy nhất để kết luận về nguồn gốc hay chất lượng.
Hóa đơn chứng minh giao dịch giữa người bán và người mua theo quy định về hóa đơn; C/O phục vụ việc chứng nhận xuất xứ.
Muốn kiểm tra hàng chính hãng nên kết hợp:
- Serial.
- Warranty.
- Manufacturer.
- Distributor.
- Supply Chain.
- Hồ sơ sản phẩm.
Có CO rồi có cần CQ không?
Hai tài liệu trả lời hai câu hỏi khác nhau:
CO → xuất xứ
CQ → chất lượng
Nếu dự án yêu cầu cả hai thì cần cả hai.
Hóa đơn có cần ghi Serial Number không?
Doanh nghiệp không nên mặc định Serial Number là tiêu thức bắt buộc phải có trên mọi hóa đơn.
Để quản lý thiết bị, có thể sử dụng:
Invoice + Serial Number List + Delivery Note
để đảm bảo vừa đáp ứng hồ sơ kế toán vừa quản lý được từng Asset.
SMNET cung cấp thiết bị CNTT và hồ sơ cho doanh nghiệp
Khi cung cấp thiết bị CNTT cho khách hàng doanh nghiệp, SMNET có thể phối hợp ngay từ bước báo giá để xác định yêu cầu về:
- Brand.
- Model.
- Part Number.
- Country of Origin.
- Serial Number.
- Warranty.
- CO/CQ theo phạm vi có thể cung cấp và thỏa thuận.
- Delivery Documentation.
- Hóa đơn điện tử.
- License.
- Installation.
- Configuration.
- Asset Documentation.
SMNET cung cấp các nhóm sản phẩm và giải pháp CNTT như:
- Laptop.
- Server.
- Storage.
- NAS.
- Firewall.
- WatchGuard.
- Fortinet.
- Switch.
- Wi-Fi.
- UPS.
- Camera.
- Microsoft 365.
- Microsoft License.
- Endpoint Security.
Đối với dự án có yêu cầu hồ sơ đặc biệt, khách hàng nên thông báo ngay từ giai đoạn RFQ để SMNET xác nhận khả năng cung cấp chứng từ trước khi báo giá và đặt hàng.
Kết luận
Khi mua thiết bị CNTT doanh nghiệp, đừng chỉ hỏi:
“Giá bao nhiêu?”
Hãy hỏi thêm:
Model nào?
Part Number nào?
Xuất xứ đâu?
Warranty thế nào?
CO loại nào?
CQ do ai cấp?
Có Serial List không?
Ai xuất hóa đơn?
Chứng từ giao khi nào?
Một quy trình mua hàng tốt nên đi theo:
RFQ → Xác định thiết bị → Xác định chứng từ → Báo giá → PO → Giao hàng → Đối chiếu Serial → Nghiệm thu → Hóa đơn → Asset Management
Làm rõ ngay từ đầu giúp cả doanh nghiệp và nhà cung cấp tránh tình trạng:
Hàng đúng nhưng hồ sơ không đúng.
Trong mua sắm CNTT doanh nghiệp, thiết bị và chứng từ nên được xem là một bộ hồ sơ thống nhất ngay từ khi đặt hàng.
SMNET – Đối tác công nghệ của doanh nghiệp
Website: smnet.vn
Hotline: 028 7301 6068
Email: hello@smnet.vn
