Hướng dẫn chi tiết cách thêm và sử dụng Shared Mailbox trên Outlook
Shared Mailbox (Hộp thư dùng chung) là giải pháp lý tưởng giúp một nhóm nhân sự cùng quản lý một địa chỉ email đại diện (như info@, sales@, support@) mà không cần phải dùng chung mật khẩu. Việc này vừa đảm bảo an toàn thông tin, vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bản quyền Microsoft 365.
Nếu bạn vừa được quản trị viên (Admin) cấp quyền truy cập vào một Shared Mailbox, hộp thư này sẽ không tự động xuất hiện ngay lập tức mà đôi khi cần bạn thao tác thêm. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thêm và sử dụng Shared Mailbox trên mọi nền tảng của Outlook.
Lưu ý quan trọng trước khi bắt đầu
Để thực hiện thành công các bước dưới đây, bạn cần đảm bảo:
- Quản trị viên IT đã chính thức cấp quyền truy cập (Read and Manage) và quyền gửi thư (Send As) cho tài khoản cá nhân của bạn.
- Quá trình đồng bộ phân quyền của hệ thống Microsoft đôi khi mất từ 15 phút đến 1 tiếng để hoàn tất kể từ lúc Admin cài đặt.
1. Cách thêm Shared Mailbox trên Outlook Desktop (Windows)
Thông thường, nhờ tính năng Auto-mapping của Microsoft Exchange, Shared Mailbox sẽ tự động xuất hiện ở cột danh sách thư mục bên trái sau khi bạn khởi động lại Outlook. Tuy nhiên, nếu đợi lâu vẫn không thấy, bạn có thể thêm thủ công như sau:
- Mở ứng dụng Outlook, nhấp vào menu File ở góc trên cùng bên trái.
- Chọn Account Settings (Cài đặt tài khoản) > Tiếp tục chọn Account Settings… từ menu thả xuống.
- Tại thẻ Email, nhấp đúp chuột vào địa chỉ email cá nhân của bạn đang hiển thị.
- Cửa sổ mới hiện ra, nhấp vào nút More Settings… (Cài đặt thêm) ở góc phải.
- Chuyển sang thẻ Advanced (Nâng cao) và nhấp vào nút Add… (Thêm).
- Gõ chính xác địa chỉ email của Shared Mailbox (ví dụ: info@congty.com) và nhấn OK.
- Nhấn Apply > OK > Next > Finish để đóng các cửa sổ cấu hình.
- Khởi động lại Outlook. Shared Mailbox lúc này sẽ nằm ở phía dưới hộp thư cá nhân của bạn trên thanh công cụ bên trái.
2. Cách thêm Shared Mailbox trên Outlook phiên bản Web (OWA)
Nếu bạn không cài phần mềm mà thường xuyên làm việc trên trình duyệt web (outlook.office.com), có hai cách để sử dụng hộp thư chung:
Cách 1: Thêm trực tiếp vào cây thư mục bên trái (Khuyên dùng)
Cách này giúp bạn xem song song cả email cá nhân và email dùng chung trên cùng một màn hình.
- Đăng nhập vào tài khoản cá nhân trên Outlook Web.
- Ở cột thư mục bên trái, tìm và nhấp chuột phải vào chữ Folders (Thư mục).
- Chọn Add shared folder (Thêm thư mục dùng chung).
- Nhập tên hoặc địa chỉ email của Shared Mailbox vào ô tìm kiếm, chọn đúng tên và nhấn Add (Thêm).
- Hộp thư chung sẽ xuất hiện ngay bên dưới danh sách thư mục của bạn.
Cách 2: Mở Shared Mailbox trong một tab trình duyệt mới
Cách này phù hợp khi bạn muốn tập trung xử lý riêng email công ty, không bị xao nhãng bởi email cá nhân.
- Nhấp vào Biểu tượng ảnh đại diện (Profile picture) của bạn ở góc trên cùng bên phải màn hình.
- Chọn Open another mailbox (Mở một hộp thư khác).
- Gõ địa chỉ Shared Mailbox và nhấn Open. Hộp thư chung sẽ được mở ra trong một thẻ trình duyệt hoàn toàn mới với giao diện tương tự hộp thư cá nhân.
3. Cách thêm Shared Mailbox trên Ứng dụng điện thoại (iOS / Android)
Bạn hoàn toàn có thể quản lý hộp thư chung ngay trên thiết bị di động để xử lý công việc từ xa:
- Mở ứng dụng Outlook trên điện thoại di động.
- Chạm vào Biểu tượng ảnh đại diện hoặc Menu (3 dấu gạch ngang) ở góc trên cùng bên trái.
- Chạm vào biểu tượng Thêm tài khoản (Hình lá thư có dấu cộng) ở mép bên trái màn hình.
- Chọn Add a shared mailbox (Thêm hộp thư dùng chung).
- Chọn tài khoản cá nhân của bạn (tài khoản đã được Admin cấp quyền).
- Nhập địa chỉ email của Shared Mailbox và nhấn Continue (Tiếp tục). Hộp thư sẽ xuất hiện trong danh sách tài khoản của bạn.
4. Hướng dẫn cách gửi email TỪ địa chỉ Shared Mailbox
Khi có quyền truy cập, bạn có thể trả lời khách hàng dưới danh nghĩa địa chỉ chung (ví dụ từ info@) thay vì email cá nhân.
Thao tác trên Outlook Desktop:
- Nhấp vào New Email (Email mới) để soạn thư.
- Tại cửa sổ soạn thảo, chuyển sang thẻ Options (Tùy chọn) trên thanh công cụ và nhấp vào nút From (Từ) để hiển thị trường này.
- Nhấp vào nút From vừa xuất hiện cạnh chữ To… (Đến…), chọn Other Email Address… (Địa chỉ email khác).
- Gõ địa chỉ của Shared Mailbox vào và nhấn OK.
- Soạn email và nhấn Gửi. Ở những lần gửi sau, địa chỉ Shared Mailbox sẽ tự động được lưu trong danh sách thả xuống của nút “From” để bạn chọn nhanh chóng.
Lưu ý: Mọi email bạn gửi đi dưới danh nghĩa Shared Mailbox sẽ được lưu vào thư mục Sent Items (Hộp thư đi) của chính Shared Mailbox đó, giúp các đồng nghiệp khác trong nhóm cũng có thể theo dõi được lịch sử phản hồi khách hàng.
Kết luận
Sử dụng Shared Mailbox là một kỹ năng cần thiết để tối ưu hóa quy trình làm việc nhóm, phân định rõ ràng trách nhiệm phản hồi và quản trị dữ liệu tập trung. Chỉ với vài thao tác thiết lập cơ bản trên Outlook, bạn đã có thể khai thác triệt để sức mạnh của hệ sinh thái Microsoft 365.
Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình thêm hộp thư hoặc hệ thống báo lỗi không đủ quyền truy cập, hãy liên hệ ngay với bộ phận IT hoặc nhà cung cấp dịch vụ quản trị Microsoft 365 của doanh nghiệp để được hỗ trợ kiểm tra lại cấu hình.
