Nhân viên nghỉ việc nhưng tài khoản vẫn hoạt động là một rủi ro bảo mật đáng kể. Quy trình thu hồi tài khoản nhân viên nghỉ việc cần có sự phối hợp giữa quản lý, nhân sự và IT để bảo vệ dữ liệu, duy trì công việc và tránh khóa nhầm quyền truy cập cần thiết.
Vì sao cần quy trình offboarding CNTT?
- Ngăn truy cập trái phép sau thời điểm nghỉ việc.
- Bảo vệ email, tài liệu và dữ liệu khách hàng.
- Bàn giao công việc cho người phụ trách mới.
- Thu hồi thiết bị và bản quyền phần mềm.
- Giảm chi phí tài khoản không còn sử dụng.
- Duy trì bằng chứng và dữ liệu theo chính sách của doanh nghiệp.
Quy trình cần áp dụng cho cả nhân viên chính thức, cộng tác viên, nhà thầu và tài khoản tạm thời.
Thông tin bộ phận IT cần nhận
- Họ tên và bộ phận của nhân viên.
- Ngày giờ làm việc cuối cùng.
- Người quản lý phê duyệt.
- Người nhận bàn giao email và dữ liệu.
- Danh sách thiết bị phải thu hồi.
- Yêu cầu trả lời tự động hoặc chuyển tiếp email.
- Thời gian cần lưu giữ tài khoản.
- Trường hợp nghỉ việc thông thường hay cần khóa khẩn cấp.
IT không nên tự suy đoán người được quyền xem dữ liệu. Mọi yêu cầu chuyển giao email hoặc tệp cần được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Checklist tài khoản và quyền truy cập
- Microsoft 365 hoặc Google Workspace.
- Tài khoản máy tính và Active Directory.
- VPN và truy cập từ xa.
- CRM, ERP, phần mềm kế toán và ứng dụng chuyên môn.
- Lưu trữ đám mây và thư mục dùng chung.
- Hệ thống camera, máy chấm công và kiểm soát ra vào.
- Wi-Fi hoặc chứng chỉ truy cập.
- Tài khoản nhà cung cấp, tên miền và hosting.
- Mạng xã hội, công cụ marketing và nền tảng quảng cáo.
- Mã xác thực, khóa bảo mật và ứng dụng MFA.
Nếu doanh nghiệp chưa có danh sách ứng dụng theo vai trò, quá trình offboarding là lúc dễ phát hiện các tài khoản bị quản lý rời rạc.
Xử lý email và dữ liệu
Không nên xóa ngay tài khoản khi chưa có kế hoạch dữ liệu. Doanh nghiệp cần xác định nội dung nào phải bàn giao, thời gian lưu giữ và ai được quyền truy cập.
- Đổi hoặc vô hiệu hóa phương thức đăng nhập.
- Thu hồi các phiên đăng nhập đang hoạt động.
- Chuyển quyền sở hữu tệp dùng chung.
- Lưu hoặc sao lưu hộp thư theo chính sách.
- Thiết lập trả lời tự động nếu cần.
- Chuyển tiếp thư chỉ khi được phê duyệt.
- Xóa dữ liệu doanh nghiệp khỏi thiết bị cá nhân theo chính sách.
- Ghi nhận người nhận bàn giao.
Thu hồi và kiểm tra thiết bị
- Máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn.
- Điện thoại và SIM doanh nghiệp.
- Bộ sạc, màn hình và phụ kiện.
- Thẻ ra vào, token và khóa bảo mật.
- Thiết bị lưu trữ rời.
- Tài liệu và thông tin cấu hình.
Thiết bị cần được kiểm tra, sao lưu dữ liệu được phép giữ, xóa an toàn và cài đặt lại trước khi bàn giao cho người khác.
Phân công trách nhiệm
SMNET hỗ trợ quản lý tài khoản và quy trình người dùng trong dịch vụ IT Support và IT Outsourcing.
Bộ phận nhân sự
Thông báo chính thức, xác nhận thời điểm nghỉ việc và theo dõi danh sách bàn giao.
Quản lý trực tiếp
Xác định dữ liệu, công việc, người tiếp nhận và những quyền cần giữ tạm thời.
Bộ phận IT hoặc đối tác IT
Thực hiện thay đổi tài khoản, thu hồi truy cập, bảo vệ dữ liệu, kiểm tra thiết bị và ghi nhận kết quả.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đổi mật khẩu tài khoản trước khi vô hiệu hóa?
Tùy hệ thống. Mục tiêu là ngăn đăng nhập, thu hồi phiên và bảo vệ phương thức xác thực. Cần dùng quy trình phù hợp thay vì chỉ đổi mật khẩu.
Có được chuyển tiếp toàn bộ email của nhân viên nghỉ việc không?
Việc chuyển tiếp cần được phê duyệt và tuân thủ chính sách bảo mật, quyền riêng tư cũng như yêu cầu pháp lý của doanh nghiệp.
Khi nào nên xóa tài khoản?
Chỉ xóa sau khi dữ liệu đã được bàn giao hoặc lưu giữ đúng chính sách, bản quyền đã được xử lý và thời hạn cần thiết đã kết thúc.
Liên hệ SMNET
SMNET có thể giúp doanh nghiệp chuẩn hóa danh sách tài khoản, quy trình tiếp nhận nhân viên mới và thu hồi quyền truy cập khi nhân viên nghỉ việc.
Công ty TNHH SMNET
Địa chỉ: Phòng G.01, Tòa nhà The Vital Building, 16 Đặng Tất, Phường Tân Định, TP.HCM
Điện thoại: 028 7301 6068
Email: hello@smnet.vn
Website: https://smnet.vn/
