Microsoft 365, trước đây thường được gọi là Office 365, là bộ giải pháp làm việc và cộng tác trên nền tảng đám mây dành cho doanh nghiệp. Tùy theo gói đăng ký, người dùng có thể sử dụng Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Exchange Online, OneDrive, SharePoint, Microsoft Teams và nhiều công cụ quản trị, bảo mật khác.
Microsoft hiện phân chia sản phẩm thành hai nhóm chính:
- Microsoft 365 Business dành cho doanh nghiệp có tối đa 300 người dùng.
- Office 365 Enterprise và Microsoft 365 Enterprise dành cho tổ chức có quy mô lớn hơn và không áp dụng giới hạn 300 người dùng của dòng Business.
Vậy doanh nghiệp nên chọn Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium hay các gói Office 365 E1, E3, E5? Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn dễ dàng hơn.
Office 365 và Microsoft 365 có giống nhau không?
Tên gọi Office 365 vẫn được nhiều khách hàng tại Việt Nam sử dụng để chỉ các gói Office bản quyền theo hình thức thuê bao. Tuy nhiên, phần lớn các gói dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện đã được Microsoft đổi tên thành:
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
- Microsoft 365 Apps for business
Các gói dành cho tổ chức lớn vẫn có dòng Office 365 E1, Office 365 E3 và Office 365 E5. Ngoài ra, Microsoft còn cung cấp Microsoft 365 E3 và Microsoft 365 E5, trong đó Office 365 là một phần của bộ giải pháp lớn hơn.
Bảng so sánh các gói Microsoft 365 Business
| Tính năng | Business Basic | Business Standard | Business Premium | Apps for business |
|---|---|---|---|---|
| Quy mô doanh nghiệp | Tối đa 300 user | Tối đa 300 user | Tối đa 300 user | Tối đa 300 user |
| Office trên web và mobile | Có | Có | Có | Có |
| Word, Excel, PowerPoint cài trên máy tính | Không | Có | Có | Có |
| Số thiết bị cài Office trên mỗi user | Không áp dụng cho desktop | 5 PC/Mac + 5 tablet + 5 điện thoại | 5 PC/Mac + 5 tablet + 5 điện thoại | 5 PC/Mac + 5 tablet + 5 điện thoại |
| Email doanh nghiệp Exchange | Có | Có | Có | Không |
| OneDrive | 1 TB/user | 1 TB/user | 1 TB/user | 1 TB/user |
| SharePoint | Có | Có | Có | Không |
| Teams | Có trong phiên bản kèm Teams | Có trong phiên bản kèm Teams | Có trong phiên bản kèm Teams | Không |
| Intune quản lý thiết bị | Không | Không | Có | |
| Defender for Business | Không | Không | Có | |
| Nâng cấp Windows 11 Pro | Không | Không | Có | |
| Phù hợp | Email và làm việc online | Văn phòng cần Office đầy đủ | Doanh nghiệp cần bảo mật cao | Chỉ cần bộ ứng dụng Office |
Microsoft xác nhận các gói Business được thiết kế cho tổ chức từ 1 đến 300 người dùng. Business Basic chỉ có ứng dụng web và mobile, trong khi Standard, Premium và Apps for business cho phép mỗi người dùng cài ứng dụng trên tối đa 5 PC hoặc Mac, 5 máy tính bảng và 5 điện thoại. Các gói này cung cấp 1 TB lưu trữ đám mây cho mỗi người dùng.
Lưu ý quan trọng về Teams
Microsoft hiện có thể cung cấp phiên bản có Teams và không có Teams tùy theo thị trường, kênh cấp phép và thời điểm mua hàng. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra rõ mã sản phẩm trong báo giá, thay vì mặc định mọi gói đều bao gồm Teams.
Microsoft 365 Business Basic là gì?
Microsoft 365 Business Basic phù hợp với doanh nghiệp chủ yếu làm việc trực tuyến và không cần cài Word, Excel hoặc PowerPoint đầy đủ trên máy tính.
Gói này cung cấp:
- Word, Excel, PowerPoint và OneNote trên web, mobile
- Email theo tên miền doanh nghiệp qua Exchange Online
- OneDrive 1 TB cho mỗi người dùng
- SharePoint để chia sẻ tài liệu nội bộ
- Outlook trên web
- Teams trong phiên bản có Teams
- Microsoft Forms, Planner, Lists và To Do
- Xác thực đa yếu tố cho tài khoản công việc
Business Basic bao gồm Exchange Online Plan 1, SharePoint Online, OneDrive và Microsoft 365 Apps for the web, nhưng không bao gồm bộ ứng dụng Office desktop.
Nên chọn Business Basic khi:
- Nhân viên làm việc chủ yếu trên trình duyệt.
- Doanh nghiệp cần email theo tên miền riêng.
- Công việc văn phòng ở mức cơ bản.
- Doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí bản quyền.
- Người dùng chưa cần cài Office đầy đủ trên laptop hoặc desktop.
Microsoft 365 Business Standard là gì?
Microsoft 365 Business Standard là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp cần đầy đủ bộ ứng dụng văn phòng và dịch vụ cộng tác.
Ngoài các tính năng có trong Business Basic, Business Standard còn bao gồm phiên bản desktop của Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote và Microsoft Access trên PC.
Mỗi người dùng được cấp license có thể cài ứng dụng Microsoft 365 trên:
- Tối đa 5 PC hoặc máy Mac
- Tối đa 5 máy tính bảng
- Tối đa 5 điện thoại
Như vậy, cách diễn đạt chính xác là**“mỗi user được cài tối đa 5 PC/Mac, 5 tablet và 5 điện thoại”**, không phải chỉ 5 thiết bị tổng cộng.
Nên chọn Business Standard khi:
- Nhân viên thường xuyên sử dụng Word, Excel và PowerPoint.
- Doanh nghiệp cần email tên miền, OneDrive và SharePoint.
- Nhân viên làm việc tại văn phòng, tại nhà hoặc thường xuyên di chuyển.
- Doanh nghiệp cần một giải pháp văn phòng đầy đủ nhưng chưa cần quản lý thiết bị nâng cao.
Microsoft 365 Business Premium là gì?
Microsoft 365 Business Premium kế thừa các ứng dụng và dịch vụ cộng tác của Business Standard, đồng thời bổ sung khả năng quản lý thiết bị, danh tính và bảo mật.
Các thành phần nổi bật gồm:
- Microsoft Intune Plan 1
- Microsoft Defender for Business
- Microsoft Defender for Office 365 Plan 1
- Microsoft Entra ID nâng cao
- Chính sách bảo vệ dữ liệu qua Microsoft Purview
- Nâng cấp Windows 11 Pro cho thiết bị đủ điều kiện
- Bảo vệ email, tệp và thiết bị đầu cuối
Microsoft liệt kê Intune Plan 1, Defender for Business, Defender for Office 365 Plan 1 và các khả năng bảo vệ dữ liệu trong Business Premium.
Nên chọn Business Premium khi:
- Nhân viên làm việc từ xa hoặc sử dụng laptop công ty bên ngoài văn phòng.
- Doanh nghiệp cần quản lý thiết bị tập trung.
- Doanh nghiệp cần kiểm soát truy cập vào dữ liệu.
- Công ty lo ngại ransomware, phishing và đánh cắp tài khoản.
- Doanh nghiệp muốn kết hợp năng suất và bảo mật trong cùng một license.
Đây thường là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn triển khai mô hình làm việc hiện đại nhưng không muốn mua rời quá nhiều giải pháp bảo mật.
Microsoft 365 Apps for business phù hợp với ai?
Microsoft 365 Apps for business tập trung vào bộ ứng dụng Word, Excel, PowerPoint, Outlook và OneDrive. Gói này không bao gồm Exchange Online, SharePoint hoặc Microsoft Teams.
Gói phù hợp trong các trường hợp:
- Doanh nghiệp đã có hệ thống email riêng.
- Người dùng chỉ cần Word, Excel, PowerPoint và Outlook.
- Không cần SharePoint hoặc Teams.
- Cần Office bản quyền sử dụng trên nhiều thiết bị.
Nếu doanh nghiệp vừa cần Office desktop vừa cần email tên miền Microsoft Exchange, Business Standard sẽ toàn diện hơn Apps for business.
Bảng so sánh Office 365 E1, E3 và E5
| Tính năng | Office 365 E1 | Office 365 E3 | Office 365 E5 |
|---|---|---|---|
| Số lượng người dùng | Không giới hạn theo dòng Enterprise | Không giới hạn theo dòng Enterprise | Không giới hạn theo dòng Enterprise |
| Office desktop | Không | Có | Có |
| Office web và mobile | Có | Có | Có |
| Thiết bị cài Office mỗi user | Web/mobile | 5 PC/Mac + 5 tablet + 5 điện thoại | 5 PC/Mac + 5 tablet + 5 điện thoại |
| Email Exchange | Plan 1 | Plan 2 | Plan 2 |
| Hộp thư chính | 50 GB | 100 GB | 100 GB |
| Lưu trữ email archive | 50 GB | Tối đa 1,5 TB | Tối đa 1,5 TB |
| OneDrive | 1 TB/user | Từ 1 TB, tùy điều kiện tenant | Từ 1 TB, tùy điều kiện tenant |
| SharePoint | Plan 1 | Plan 2 | Plan 2 |
| Defender for Office 365 | Bảo vệ cơ bản theo gói | Plan 1 | Plan 2 |
| Microsoft Purview Audit | Standard | Standard | Premium |
| Power BI Pro | Không | Không | Có |
Theo bảng so sánh chính thức, Office 365 E1 chỉ cung cấp ứng dụng web và mobile, còn E3 và E5 hỗ trợ bộ ứng dụng desktop trên tối đa 5 PC/Mac, 5 tablet và 5 điện thoại cho mỗi người dùng. E1 sử dụng Exchange Online Plan 1 với hộp thư chính 50 GB, trong khi E3 và E5 sử dụng Exchange Online Plan 2 với hộp thư chính 100 GB.
Office 365 E5 cung cấp lớp tính năng cao hơn về phân tích, bảo mật và tuân thủ, bao gồm Power BI Pro, Microsoft Defender for Office 365 Plan 2, Purview Audit Premium và eDiscovery Premium.
Nên chọn gói Office 365 doanh nghiệp nào?
Chọn Business Basic nếu
Doanh nghiệp cần email tên miền, OneDrive và công cụ làm việc online, nhưng không cần Office cài trên máy tính.
Chọn Business Standard nếu
Nhân viên cần đầy đủ Word, Excel, PowerPoint, Outlook desktop, email doanh nghiệp và lưu trữ đám mây.
Chọn Business Premium nếu
Doanh nghiệp cần Office đầy đủ kết hợp với bảo mật thiết bị, quản lý danh tính và quản lý laptop, điện thoại bằng Intune.
Chọn Microsoft 365 Apps for business nếu
Doanh nghiệp đã có email riêng và chỉ cần bộ Office bản quyền cùng OneDrive.
Chọn Office 365 E1 nếu
Tổ chức có quy mô lớn, người dùng chủ yếu làm việc trên trình duyệt và cần email, SharePoint, OneDrive.
Chọn Office 365 E3 nếu
Tổ chức cần Office desktop, hộp thư lớn hơn, lưu trữ email nâng cao và công cụ tuân thủ doanh nghiệp.
Chọn Office 365 E5 nếu
Tổ chức cần mức tính năng cao hơn về phân tích, bảo mật email, kiểm toán và điều tra dữ liệu.
Những lưu ý khi mua Microsoft 365 cho doanh nghiệp
1. License được cấp theo người dùng
Mỗi nhân viên sử dụng Microsoft 365 cần được cấp tài khoản và license riêng. Không nên dùng chung một tài khoản cho nhiều nhân viên.
2. Phân biệt “cài đặt” và “người sử dụng”
Một user có thể cài Office trên nhiều thiết bị trong giới hạn được cấp phép, nhưng các thiết bị đó phải phục vụ cho chính người dùng đã được cấp license.
3. Kiểm tra gói có Teams hay không
Tên gói có thể giống nhau nhưng SKU có thể là phiên bản có Teams hoặc không có Teams. Doanh nghiệp cần kiểm tra cụ thể trên báo giá và hợp đồng cấp phép.
4. Không phải gói Microsoft 365 nào cũng có Office desktop
Business Basic và Office 365 E1 chủ yếu sử dụng ứng dụng web và mobile. Nếu cần cài Office trên Windows hoặc macOS, doanh nghiệp nên chọn Business Standard, Business Premium, Apps for business, Office 365 E3 hoặc Office 365 E5.
5. Microsoft 365 Copilot có thể cần license bổ sung
Copilot Chat và Microsoft 365 Copilot là các quyền lợi khác nhau. Microsoft 365 Copilot đầy đủ có thể được cung cấp dưới dạng gói bổ sung hoặc gói kết hợp, tùy sản phẩm và kênh mua.
Câu hỏi thường gặp về Office 365 doanh nghiệp
Một tài khoản Office 365 cài được bao nhiêu máy?
Với gói có ứng dụng desktop, mỗi user có thể cài trên tối đa 5 PC hoặc Mac, 5 tablet và 5 điện thoại.
Business Basic có cài Word và Excel trên máy tính không?
Không. Business Basic cung cấp Word, Excel, PowerPoint và Outlook phiên bản web và mobile. Nếu cần bản desktop đầy đủ, doanh nghiệp nên chọn Business Standard hoặc Business Premium.
Microsoft 365 Business giới hạn bao nhiêu người dùng?
Dòng Microsoft 365 Business được thiết kế cho tổ chức có tối đa 300 người dùng. Các tổ chức lớn hơn nên xem xét dòng Enterprise.
Gói nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?
Business Standard phù hợp với nhu cầu văn phòng phổ thông. Business Premium phù hợp hơn nếu doanh nghiệp cần quản lý thiết bị và tăng cường bảo mật.
Có thể kết hợp nhiều gói Microsoft 365 trong một công ty không?
Có. Microsoft cho phép kết hợp các gói Business, Enterprise và một số dịch vụ độc lập trong cùng một tài khoản doanh nghiệp.
Kết luận
Không có một gói Office 365 duy nhất phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Lựa chọn nên dựa trên số lượng người dùng, nhu cầu cài Office desktop, email doanh nghiệp, dung lượng lưu trữ, quản lý thiết bị và yêu cầu bảo mật.
Đối với phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ:
- Business Basic phù hợp để triển khai email và làm việc trực tuyến.
- Business Standard phù hợp cho nhu cầu văn phòng đầy đủ.
- Business Premium phù hợp khi cần quản lý thiết bị và bảo mật nâng cao.
- Apps for business phù hợp khi chỉ cần ứng dụng Office.
- Office 365 E1, E3 và E5 phù hợp hơn với tổ chức quy mô lớn hoặc có yêu cầu quản trị, lưu trữ và tuân thủ cao.
SMNET cung cấp dịch vụ tư vấn, cấp bản quyền và triển khai Microsoft 365 cho doanh nghiệp, bao gồm cấu hình tên miền, email Exchange Online, tài khoản người dùng, bảo mật đăng nhập và di chuyển dữ liệu. Doanh nghiệp nên khảo sát nhu cầu theo từng nhóm nhân viên để lựa chọn đúng license, tránh mua thiếu tính năng hoặc phát sinh chi phí không cần thiết.
