Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc phân mảnh công cụ làm việc (dùng riêng lẻ nhiều ứng dụng cho Chat, Gọi Video, Email, Quản lý tài liệu) không chỉ gây khó khăn cho người dùng mà còn tạo ra gánh nặng quản trị hạ tầng IT và bảo mật. Hiểu được bài toán này, đội ngũ SMNET giới thiệu đến doanh nghiệp một giải pháp không gian làm việc số hợp nhất đang được đánh giá rất cao: Lark Suite.
1. Tổng Quan Về Lark Suite: Siêu Ứng Dụng Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp
Lark Suite là một nền tảng làm việc cộng tác đa năng (All-in-One), tích hợp toàn bộ các công cụ doanh nghiệp cần vào một không gian duy nhất. Được xây dựng với tư duy kết nối liền mạch, các ứng dụng trong Lark giao tiếp với nhau theo thời gian thực mà không cần cài đặt thêm các tiện ích mở rộng (plug-ins) phức tạp.
Các tính năng cốt lõi của Lark Suite:
-
Lark Messenger: Công cụ chat 1-1 và làm việc nhóm, hỗ trợ chia sẻ file lớn và dịch thuật tự động đa ngôn ngữ tích hợp AI.
-
Lark Meetings: Hệ thống họp trực tuyến chất lượng cao, chia sẻ màn hình mượt mà và cho phép cùng chỉnh sửa tài liệu ngay trong lúc họp (Magic Share).
-
Lark Docs & Sheets: Quản lý và lưu trữ tài liệu trên nền tảng đám mây. Cho phép nhiều người cùng soạn thảo, chèn biểu đồ, bảng biểu và video trực tiếp.
-
Lark Base: Quản lý cơ sở dữ liệu và dự án linh hoạt (dạng Kanban, Gantt, Gallery) mà không cần code.
-
Lark Approval & Attendance: Quản lý quy trình nhân sự, chấm công và phê duyệt trực tuyến (nghỉ phép, tạm ứng, mua sắm thiết bị).
Đối với các doanh nghiệp đang tìm cách tối ưu hóa chi phí IT outsourcing và tăng cường hiệu suất quản trị, Lark Suite là một sự thay thế hoàn hảo cho việc phải mua và bảo trì cùng lúc nhiều giấy phép phần mềm rời rạc.
2. Điểm Nhấn Của Hệ Sinh Thái: Lark Mail
Email từ lâu vẫn là kênh giao tiếp chuẩn mực trong kinh doanh. Tuy nhiên, thay vì hoạt động như một “hòn đảo” tách biệt, Lark Mail được tái định nghĩa để kết nối sâu với hệ sinh thái quản lý công việc.
Những ưu điểm vượt trội của Lark Mail so với Email truyền thống:
-
Kết nối trực tiếp với Chat: Bạn có thể chia sẻ toàn bộ một luồng email vào nhóm chat Lark Messenger để các thành viên cùng thảo luận mà không cần forward rườm rà.
-
Gửi tài liệu dung lượng lớn: Thay vì đính kèm file nặng gây tốn dung lượng, Lark Mail cho phép chèn trực tiếp các file từ Lark Docs/Drive với quyền truy cập được quản lý chặt chẽ.
-
Bảo mật cấp doanh nghiệp: Tích hợp bộ lọc thư rác (Spam), chống lừa đảo (Anti-phishing) và kiểm tra DMARC, đảm bảo luồng thông tin của tổ chức luôn được bảo vệ an toàn.
-
Hộp thư ưu tiên thông minh: Tự động phân loại email quan trọng từ đối tác/khách hàng và tách biệt các email thông báo, bản tin.
3. Hướng Dẫn Sử Dụng Nhanh Lark Mail Dành Cho Người Dùng
Để giúp các nhân sự trong tổ chức nhanh chóng làm quen với Lark Mail, dưới đây là các thao tác sử dụng cơ bản và mẹo tối ưu hóa thời gian.
Bước 1: Truy Cập Và Thiết Lập Hộp Thư
-
Đăng nhập vào ứng dụng Lark Suite (trên máy tính hoặc điện thoại).
-
Tại thanh điều hướng bên trái, nhấp vào biểu tượng Mail (Hộp thư).
-
Lần đầu truy cập, hệ thống sẽ đồng bộ tự động tài khoản email doanh nghiệp của bạn.
-
Để tạo chữ ký số chuyên nghiệp, hãy vào Cài đặt (biểu tượng bánh răng) > Mail > Chữ ký (Signature) và tự do thiết kế hoặc dán mẫu chữ ký của công ty.
Bước 2: Soạn Thảo Và Quản Lý Giao Tiếp
-
Gửi email với Smart Compose: Nhấp vào Tạo mới (New Email). Bạn có thể sử dụng ký tự
@để tag nhanh đồng nghiệp; hệ thống sẽ tự động thêm họ vào danh sách người nhận. -
Lên lịch gửi (Schedule Send): Soạn xong email nhưng muốn gửi vào sáng hôm sau? Nhấp vào mũi tên cạnh nút Gửi, chọn Gửi theo lịch (Schedule Send) và thiết lập thời gian mong muốn.
-
Kiểm tra trạng thái Đã đọc: Lark Mail cung cấp tính năng Read Receipt (nếu admin cho phép), giúp bạn biết đối tác hoặc nhân sự đã mở xem email của mình hay chưa.
Bước 3: Tích Hợp Email Vào Luồng Công Việc Khác
Thay vì chuyển đổi qua lại giữa các tab, bạn có thể biến email thành hành động cụ thể:
-
Chuyển Email thành Tin nhắn Chat: Mở email cần thảo luận, nhấp vào nút Chia sẻ tới Chat (Share to Chat) ở góc trên email, chọn cá nhân hoặc nhóm chat. Mọi người có thể xem nội dung email ngay trong khung chat và phản hồi nhanh chóng.
-
Tạo Lịch họp từ Email: Nhận được email hẹn gặp khách hàng? Nhấn vào biểu tượng Thêm vào Lịch (Add to Calendar) trên email đó. Hệ thống sẽ tự động mở giao diện Lark Calendar, lấy tiêu đề email làm tên sự kiện và mời những người có trong luồng mail.
Bước 4: Tự Động Hóa Quản Lý Bằng Bộ Lọc (Filters)
Để tránh bị quá tải hộp thư:
-
Vào Cài đặt > Mail > Bộ lọc (Filters).
-
Tạo quy tắc mới. Ví dụ: Các email có đuôi từ tên miền
@khachhang.comsẽ tự động được dán nhãn “VIP” và chuyển vào thư mục “Dự án quan trọng”. -
Cấu hình thư trả lời tự động (Out of Office) khi bạn đi công tác hoặc nghỉ phép dài ngày để đảm bảo tính chuyên nghiệp.
