IT Documentation gồm những tài liệu nào để doanh nghiệp không phụ thuộc một kỹ sư?

Một rủi ro khá phổ biến trong doanh nghiệp là:

Hệ thống IT vận hành được, nhưng chỉ một người biết cách vận hành.

Người đó biết:

• Firewall cấu hình thế nào.
• Server đặt ở đâu.
• Password quản trị nằm ở đâu.
• NAS chia quyền ra sao.
• VPN đang dùng tài khoản nào.
• Domain/DNS do nhà cung cấp nào quản lý.
• Camera lưu bao nhiêu ngày.
• Khi Internet lỗi thì gọi ai.
• Khi email gặp sự cố thì kiểm tra từ đâu.

Mọi thứ vẫn hoạt động bình thường cho đến khi kỹ sư đó:

• Nghỉ việc.
• Nghỉ phép dài ngày.
• Chuyển bộ phận.
• Không thể hỗ trợ.
• Hoặc đơn giản là quên một cấu hình đã thực hiện từ nhiều năm trước.

Lúc này doanh nghiệp mới phát hiện rằng:

Hệ thống IT đang phụ thuộc vào con người, không phụ thuộc vào quy trình.

Giải pháp là xây dựng IT Documentation.

IT Documentation là gì?

IT Documentation là tập hợp các tài liệu mô tả:

• Hệ thống IT đang có gì.
• Thiết bị nào đang hoạt động.
• Cấu hình quan trọng nằm ở đâu.
• Ai chịu trách nhiệm.
• Quy trình xử lý sự cố.
• Quy trình thay đổi.
• Thông tin nhà cung cấp.
• Cách backup và recovery.
• Cách bàn giao công việc.

Mục tiêu không phải tạo ra thật nhiều tài liệu.

Mục tiêu là:

Một kỹ sư khác có thể tiếp quản hệ thống mà không phải bắt đầu lại từ con số 0.

---

1. Sơ đồ hệ thống mạng – Network Diagram

Đây là một trong những tài liệu quan trọng nhất.

Network Diagram nên thể hiện:

• Internet.
• ISP.
• Modem/ONT.
• Firewall.
• Core Switch.
• Access Switch.
• Wi-Fi Access Point.
• Server.
• NAS.
• Camera.
• VLAN.
• VPN.
• Kết nối giữa các site.

Ví dụ:

Internet → Firewall → Core Switch → Server / NAS / Wi-Fi / User

Nếu doanh nghiệp có nhiều văn phòng hoặc nhà máy, nên thể hiện thêm:

• Site-to-Site VPN.
• MPLS.
• SD-WAN.
• Cloud.
• Remote Office.

Một sơ đồ tốt giúp kỹ sư mới nhanh chóng hiểu:

Thiết bị nào kết nối với thiết bị nào.

---

2. IP Address Plan

Không nên để IP được cấp theo trí nhớ.

Cần có bảng IP rõ ràng.

Ví dụ:

Device	IP Address	VLAN	Function
Firewall	192.168.1.1	LAN	Gateway
Core Switch	192.168.1.2	Management	Core
NAS	192.168.1.10	Server	File Storage
Camera NVR	192.168.20.10	CCTV	Recording

Nên ghi:

• Subnet.
• Gateway.
• DNS.
• DHCP Range.
• Static IP.
• VLAN ID.
• Management IP.

Nếu không có IP Plan, khi thiết bị lỗi hoặc thay mới rất dễ phát sinh:

• Trùng IP.
• Sai VLAN.
• Sai Gateway.
• Mất thời gian dò tìm.

---

3. Asset List – Danh sách tài sản IT

Doanh nghiệp nên có danh sách toàn bộ tài sản CNTT.

Bao gồm:

• Laptop.
• Desktop.
• Server.
• Firewall.
• Switch.
• Access Point.
• NAS.
• UPS.
• Printer.
• Camera.
• NVR.
• Monitor.
• License.

Mỗi tài sản nên có:

• Asset Tag.
• Serial Number.
• Model.
• Ngày mua.
• Nhà cung cấp.
• Warranty.
• Assigned User.
• Location.
• Tình trạng.
• Ngày hết bảo hành.

Ví dụ:

SM-LT-001 → Dell Latitude → Nguyễn Văn A → Phòng Sales

Asset Management tốt giúp IT trả lời nhanh:

• Máy nào đang ở đâu?
• Ai đang dùng?
• Còn bảo hành không?
• Thiết bị nào cần thay?

---

4. Firewall Documentation

Firewall thường là thiết bị quan trọng nhất ở biên mạng.

Tài liệu Firewall nên có:

• Model.
• Serial.
• Firmware Version.
• WAN IP.
• LAN IP.
• VLAN.
• Firewall Policy.
• NAT.
• Port Forwarding.
• VPN.
• Site-to-Site VPN.
• Security Services.
• Subscription.
• Backup Configuration.

Ngoài cấu hình kỹ thuật, cần ghi rõ:

Tại sao rule này tồn tại?

Ví dụ:

Rule:

Internet → Server → TCP 443

Nên ghi:

Purpose: Publish ERP Web Portal

Nếu chỉ có rule mà không có mô tả, vài năm sau không ai biết có thể xóa hay không.

---

5. Switch và VLAN Documentation

Với hệ thống có Managed Switch, nên tài liệu hóa:

• Switch Name.
• Management IP.
• VLAN.
• Trunk Port.
• Access Port.
• Uplink Port.
• LACP.
• STP.
• PoE.
• Port Description.

Ví dụ:

Port 1 → Uplink Core

Port 2 → Access Point AP01

Port 3 → NVR

Port 4 → Server

Khi kỹ sư onsite cần kiểm tra một port, tài liệu này tiết kiệm rất nhiều thời gian.

---

6. Wi-Fi Documentation

Wi-Fi nên có:

• Access Point Name.
• Location.
• IP.
• Controller.
• SSID.
• VLAN Mapping.
• Security Mode.
• Guest Wi-Fi.
• Firmware.
• Coverage Note.

Không nên ghi password Wi-Fi nhạy cảm trong tài liệu chia sẻ rộng.

Có thể ghi:

Credential stored in Password Manager

thay vì ghi trực tiếp mật khẩu.

---

7. Server Documentation

Mỗi Server nên có một trang tài liệu riêng.

Bao gồm:

• Server Name.
• Role.
• IP.
• OS.
• CPU.
• RAM.
• Disk.
• RAID.
• Application.
• Database.
• Backup.
• Administrator.
• Maintenance Window.

Ví dụ:

SRV-AD01

Role:

• Active Directory.
• DNS.
• DHCP.

Hoặc:

SRV-ERP01

Role:

• ERP Application.
• SQL Database.

Khi Server lỗi, kỹ sư cần biết ngay:

Server này đang phục vụ dịch vụ gì.

---

8. Active Directory / Microsoft Entra ID Documentation

Nếu doanh nghiệp sử dụng Active Directory hoặc Microsoft 365, cần có tài liệu về:

• Domain Name.
• Tenant.
• Admin Roles.
• User Structure.
• Group.
• OU.
• Group Policy.
• MFA.
• Conditional Access.
• Join Method.
• Password Policy.

Không nên để chỉ một tài khoản Global Administrator duy nhất.

Cần có:

• Primary Admin.
• Backup Admin.
• Break Glass Account nếu phù hợp.

---

9. Microsoft 365 Documentation

Nên ghi:

• Tenant Name.
• Domain.
• License.
• Mailbox.
• Shared Mailbox.
• Distribution Group.
• Microsoft Teams.
• SharePoint.
• OneDrive.
• DNS Record.
• SPF.
• DKIM.
• DMARC.
• Admin Account.

Ví dụ:

support@company.com

Type:

Shared Mailbox

Owner:

IT Team

Nếu tài liệu rõ ràng, người mới tiếp quản có thể hiểu cấu trúc email nhanh hơn rất nhiều.

---

10. NAS và File Server Documentation

Tài liệu NAS nên có:

• Model.
• IP.
• Storage Pool.
• RAID.
• Disk.
• Shared Folder.
• Permission.
• Snapshot.
• Backup.
• Capacity.
• Alert.

Đặc biệt cần ghi:

Folder nào quan trọng nhất?

Ví dụ:

• Accounting.
• HR.
• Projects.
• Management.
• Backup.

Và:

Ai được quyền truy cập?

---

11. Backup Documentation

Doanh nghiệp không nên chỉ ghi:

“Có backup.”

Cần ghi rõ:

• Backup gì?
• Backup đi đâu?
• Chạy lúc nào?
• Giữ bao lâu?
• Ai kiểm tra?
• Lần restore test gần nhất là khi nào?

Ví dụ:

NAS → Cloud Backup → Daily 23:00

Retention:

30 days

Restore Test:

Quarterly

Một hệ thống backup chưa từng thử restore vẫn chưa thể xem là backup đã được kiểm chứng.

---

12. Internet và ISP Documentation

Nên lưu:

• ISP.
• Contract Number.
• Customer Code.
• Hotline.
• WAN IP.
• PPPoE.
• Bandwidth.
• SLA.
• Circuit ID.
• Billing Contact.

Nếu Internet lỗi, kỹ sư mới phải biết:

Gọi nhà cung cấp nào và cung cấp mã hợp đồng nào.

Không nên mất 30 phút chỉ để tìm hợp đồng Internet.

---

13. Domain, DNS và Hosting Documentation

Một trong những tài sản dễ bị bỏ quên nhất là Domain.

Cần ghi:

• Domain.
• Registrar.
• Expiry Date.
• DNS Provider.
• Nameserver.
• Hosting.
• SSL.
• Admin Account.
• Renewal Owner.

Ví dụ:

company.com

Registrar:

ABC Registrar

Expiry:

15/12/2027

Responsible:

IT Manager

Nếu Domain hết hạn, hậu quả có thể ảnh hưởng:

• Website.
• Email.
• VPN.
• Microsoft 365.
• DNS.

---

14. License Documentation

Doanh nghiệp nên theo dõi:

• Microsoft 365.
• Windows.
• Windows Server.
• Firewall Subscription.
• Endpoint Security.
• Antivirus.
• Backup Software.
• SSL.
• Adobe.
• AutoCAD.
• Các phần mềm chuyên ngành.

Cần ghi:

• License Name.
• Quantity.
• Expiry Date.
• Renewal Date.
• Vendor.
• Assigned User.

Điều này giúp tránh hai tình trạng:

Mua thiếu license

hoặc

Mua dư nhưng không ai sử dụng.

---

15. Password và Privileged Account Documentation

Password là tài liệu rất quan trọng nhưng không nên lưu trong Excel hoặc Word thông thường.

Nên sử dụng:

• Enterprise Password Manager.
• Vault.
• Credential Management System.

Tài liệu IT chỉ nên ghi:

Credential Location: Password Vault

và phân quyền ai được truy cập.

Các tài khoản quan trọng có thể gồm:

• Domain Admin.
• Firewall Admin.
• Switch Admin.
• NAS Admin.
• Microsoft 365 Admin.
• ISP Portal.
• DNS Portal.
• Backup Console.
• Camera System.

Không nên để password chỉ nằm trong:

trí nhớ của một kỹ sư.

---

16. Vendor & Contact List

IT thường phụ thuộc vào nhiều nhà cung cấp.

Nên có danh sách:

• ISP.
• Firewall Vendor.
• Microsoft Partner.
• Camera Vendor.
• Printer Vendor.
• ERP Vendor.
• UPS Vendor.
• Hardware Supplier.

Thông tin nên gồm:

• Company.
• Contact Person.
• Phone.
• Email.
• Contract.
• SLA.
• Service Scope.

Khi có sự cố khẩn cấp, người tiếp quản biết phải gọi ai.

---

17. SOP – Standard Operating Procedure

SOP là tài liệu hướng dẫn công việc lặp lại.

Ví dụ:

Tạo user mới

• Create account.
• Assign license.
• Add group.
• Configure email.
• Setup laptop.
• Configure OneDrive.
• Enable MFA.

Nhân viên nghỉ việc

• Disable account.
• Reset password.
• Revoke session.
• Backup mailbox.
• Transfer OneDrive.
• Collect laptop.
• Remove access.

Cài máy mới

• Windows Update.
• Driver.
• Office.
• Endpoint Security.
• BitLocker.
• VPN.
• Printer.
• Asset Tag.

SOP giúp cùng một công việc được thực hiện nhất quán dù kỹ sư nào làm.

---

18. Troubleshooting Guide

Nên ghi lại các lỗi thường gặp và cách xử lý.

Ví dụ:

Không vào được Internet

1. Ping Gateway.
2. Check DHCP.
3. Check DNS.
4. Check Firewall.
5. Check ISP.

Outlook không gửi được email

1. Check Internet.
2. Check Microsoft 365 status.
3. Check mailbox quota.
4. Check Outlook profile.
5. Check DNS.

Những kinh nghiệm kiểu này thường chỉ nằm trong đầu kỹ sư lâu năm.

Documentation giúp biến kinh nghiệm cá nhân thành tài sản của doanh nghiệp.

---

19. Change Log – Lịch sử thay đổi hệ thống

Mỗi thay đổi quan trọng nên được ghi lại.

Ví dụ:

10/08/2026

Changed Firewall Rule.

Reason:

Publish new ERP Server.

Changed by:

IT Team.

Rollback:

Restore previous policy.

Change Log giúp trả lời:

“Tại sao hệ thống hôm nay khác hôm qua?”

Đây là một trong những tài liệu rất hữu ích khi troubleshooting.

---

20. Incident Documentation

Khi xảy ra sự cố lớn, nên ghi:

• What happened.
• When.
• Impact.
• Root Cause.
• Resolution.
• Prevention.

Ví dụ:

Incident: Internet Down

Root Cause:

ISP Fiber Cut.

Resolution:

Failover to Backup WAN.

Action:

Review dual WAN policy.

Qua thời gian, Incident Documentation trở thành kho kinh nghiệm rất có giá trị.

---

21. Project Documentation

Mỗi dự án IT nên có hồ sơ.

Ví dụ:

Microsoft 365 Migration

Nên lưu:

• Scope.
• Source System.
• User List.
• DNS Changes.
• Migration Plan.
• Cutover Plan.
• Test Result.
• Issue Log.
• Final Configuration.

Không nên sau khi dự án hoàn thành thì toàn bộ thông tin chỉ còn trong email và chat.

---

22. Onboarding và Offboarding Documentation

Hai quy trình này đặc biệt quan trọng.

Onboarding

Nhân viên mới cần:

• Account.
• Email.
• Laptop.
• License.
• Folder Access.
• VPN.
• Software.
• Printer.

Offboarding

Nhân viên nghỉ cần:

• Disable account.
• Revoke access.
• Backup data.
• Transfer files.
• Thu hồi thiết bị.
• Thu hồi license.

Nếu không có checklist, rất dễ bỏ sót quyền truy cập.

---

23. Disaster Recovery Documentation

Doanh nghiệp nên biết:

Nếu hệ thống chính bị hỏng thì làm gì?

Tài liệu DR nên trả lời:

• Server hỏng.
• NAS hỏng.
• Firewall hỏng.
• Internet mất.
• Ransomware.
• Office không sử dụng được.
• Data Center gặp sự cố.

Cần xác định:

• RTO.
• RPO.
• Backup Location.
• Recovery Procedure.
• Responsible Person.

---

24. IT Handover Document

Khi kỹ sư nghỉ việc hoặc chuyển vị trí, nên có tài liệu bàn giao chính thức.

Bao gồm:

• Hệ thống đang quản lý.
• Project đang chạy.
• Issue chưa xử lý.
• License sắp hết hạn.
• Vendor đang làm việc.
• Password đã bàn giao.
• Backup đã kiểm tra.
• Documentation đã cập nhật.

Không nên chấp nhận kiểu bàn giao:

“Có gì hỏi anh sau.”

Bàn giao phải đủ để người mới tiếp tục công việc độc lập.

---

Tài liệu nào cần làm trước?

Nếu doanh nghiệp chưa có IT Documentation, không cần cố viết tất cả trong một ngày.

Nên ưu tiên theo thứ tự:

1. Network Diagram

2. Asset List

3. IP Address Plan

4. Password/Vault Management

5. Firewall Documentation

6. Server/NAS Documentation

7. Backup Documentation

8. Microsoft 365 / AD Documentation

9. Vendor Contact

10. SOP

Sau đó mới mở rộng thêm.

---

Một nguyên tắc quan trọng: tài liệu phải được cập nhật

Một tài liệu viết từ ba năm trước nhưng không cập nhật có thể còn nguy hiểm hơn không có tài liệu.

Ví dụ tài liệu ghi:

Firewall IP: 192.168.1.1

nhưng hệ thống thực tế đã đổi sang:

10.10.0.1

Kỹ sư mới có thể mất thời gian hoặc thao tác sai.

Do đó mỗi tài liệu nên có:

• Owner.
• Last Updated.
• Review Date.

Ví dụ:

Last reviewed: August 2026

---

Không nên để Documentation nằm trên laptop của kỹ sư

Một sai lầm phổ biến là:

IT Documentation.docx

nằm trong:

Desktop của anh IT.

Nếu máy đó hỏng hoặc người đó nghỉ việc, tài liệu cũng biến mất.

Documentation nên được lưu tập trung trong:

• SharePoint.
• Confluence.
• IT Documentation Platform.
• Internal Wiki.
• Document Management System.

Quan trọng là:

Doanh nghiệp sở hữu tài liệu, không phải cá nhân kỹ sư.

---

Documentation cũng cần phân quyền

Không phải nhân viên nào cũng được xem toàn bộ tài liệu IT.

Có thể chia:

IT Support

Được xem:

• Asset.
• IP.
• SOP.
• User Guide.

IT Lead

Được xem:

• Firewall.
• Server.
• Backup.
• Network.

Authorized Administrator

Được xem thêm:

• Credential Vault.
• Security Configuration.
• Recovery Information.

Nguyên tắc vẫn là:

Least Privilege.

---

Khi nào biết IT Documentation đã đủ tốt?

Một cách kiểm tra rất đơn giản:

Hãy giả định:

Ngày mai kỹ sư IT chính nghỉ việc.

Một kỹ sư khác có thể trả lời được không:

• Firewall ở đâu?
• Password lấy ở đâu?
• Server nào chạy dịch vụ gì?
• NAS backup ra sao?
• Domain hết hạn khi nào?
• ISP gọi số nào?
• Microsoft 365 ai quản lý?
• VPN cấu hình ở đâu?
• Thiết bị nào thuộc người dùng nào?
• Có sự cố thì xử lý theo quy trình nào?

Nếu câu trả lời vẫn là:

“Phải hỏi anh A.”

thì Documentation chưa hoàn chỉnh.

---

SMNET hỗ trợ xây dựng IT Documentation cho doanh nghiệp

SMNET cung cấp dịch vụ IT Support, Managed IT và quản trị hệ thống doanh nghiệp.

Một trong những mục tiêu quan trọng khi tiếp quản hệ thống là chuẩn hóa tài liệu IT, bao gồm:

• Network Diagram.
• Asset Inventory.
• IP Address Plan.
• Firewall Documentation.
• Server Documentation.
• NAS Documentation.
• Microsoft 365.
• Active Directory.
• Backup.
• License.
• Vendor.
• SOP.
• Incident Log.
• IT Handover.

Mục tiêu là giúp hệ thống IT:

Có thể bàn giao – có thể kiểm tra – có thể tiếp quản.

Không phụ thuộc vào một cá nhân duy nhất.

Kết luận

Một hệ thống IT chuyên nghiệp không chỉ cần thiết bị tốt.

Nó cần:

System + Process + Documentation

Nếu hệ thống chỉ vận hành được vì một kỹ sư “nhớ hết mọi thứ”, doanh nghiệp đang có một rủi ro lớn.

IT Documentation tốt sẽ giúp:

• Giảm phụ thuộc nhân sự.
• Bàn giao nhanh hơn.
• Xử lý sự cố nhanh hơn.
• Giảm sai sót.
• Dễ audit.
• Dễ mở rộng.
• Dễ thuê đơn vị IT mới tiếp quản.

Nguyên tắc rất đơn giản:

Thông tin quan trọng không nên chỉ nằm trong đầu một người.

Nó phải trở thành tài sản của doanh nghiệp.

SMNET – Đối tác công nghệ của doanh nghiệp

Website: smnet.vn
Hotline: 028 7301 6068
Email: hello@smnet.vn