Khi số lượng nhân viên và thiết bị tăng lên, doanh nghiệp phải quyết định nên tuyển nhân viên IT riêng hay sử dụng dịch vụ thuê ngoài. Câu trả lời cho vấn đề IT nội bộ hay IT Outsourcing phụ thuộc vào khối lượng công việc, yêu cầu bảo mật, thời gian hỗ trợ và ngân sách thực tế.
IT nội bộ là gì?
IT nội bộ là nhân sự thuộc biên chế doanh nghiệp, làm việc theo thời gian cố định và trực tiếp quản lý các hoạt động CNTT.
- Hiểu nhanh người dùng và quy trình nội bộ.
- Có mặt thường xuyên để xử lý công việc trực tiếp.
- Thuận tiện với môi trường có nhiều yêu cầu tại chỗ.
- Có thể tham gia sâu vào các dự án đặc thù của doanh nghiệp.
Hạn chế thường gặp là doanh nghiệp phụ thuộc vào năng lực của một hoặc vài nhân sự. Một người khó có chuyên môn sâu đồng thời về helpdesk, mạng, máy chủ, Microsoft 365, camera và bảo mật.
IT Outsourcing là gì?
IT Outsourcing là mô hình thuê một đơn vị chuyên môn phụ trách toàn bộ hoặc một phần hoạt động CNTT. Doanh nghiệp sử dụng nguồn lực của cả đội ngũ thay vì phụ thuộc vào một cá nhân.
- Tiếp cận nhiều chuyên môn kỹ thuật.
- Linh hoạt giữa hỗ trợ từ xa và trực tiếp.
- Có quy trình tiếp nhận, theo dõi và báo cáo yêu cầu.
- Có thể mở rộng phạm vi khi doanh nghiệp triển khai dự án mới.
- Chi phí được xác định theo gói dịch vụ hoặc phạm vi công việc.
Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp có phạm vi trách nhiệm rõ ràng, quy định bảo mật và khả năng hỗ trợ sau triển khai.
So sánh IT nội bộ và IT Outsourcing
Về chi phí
IT nội bộ gồm lương, bảo hiểm, thiết bị làm việc, đào tạo và chi phí tuyển dụng. IT Outsourcing thường tính theo số người dùng, thiết bị, địa điểm và lịch hỗ trợ. Với doanh nghiệp nhỏ, thuê ngoài thường dễ dự toán hơn khi khối lượng công việc chưa đủ cho một vị trí toàn thời gian.
Về chuyên môn
Một nhân viên nội bộ có thể hiểu hệ thống rất rõ nhưng năng lực phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân. Đơn vị thuê ngoài có thể phân công kỹ thuật phù hợp cho từng vấn đề như Microsoft 365, mạng, firewall hoặc backup.
Về tốc độ phản hồi
IT nội bộ có lợi thế khi luôn có mặt tại văn phòng. IT Outsourcing có thể phản hồi nhanh từ xa và bố trí onsite theo thỏa thuận. Doanh nghiệp cần thống nhất rõ mức độ ưu tiên và thời gian hỗ trợ.
Về tính liên tục
Khi nhân viên IT nội bộ nghỉ phép hoặc nghỉ việc, hoạt động hỗ trợ có thể bị gián đoạn. Mô hình thuê ngoài có đội ngũ thay thế, nhưng cần tài liệu hệ thống và quy trình bàn giao đầy đủ.
Khi nào nên chọn từng mô hình?
- Nên chọn IT nội bộ khi khối lượng công việc tại chỗ lớn, hệ thống đặc thù và cần kỹ thuật tham gia hằng ngày.
- Nên chọn IT Outsourcing khi doanh nghiệp chưa cần đội IT toàn thời gian, cần nhiều chuyên môn hoặc muốn chuẩn hóa quản lý.
- Nên kết hợp hai mô hình khi doanh nghiệp có IT nội bộ xử lý hằng ngày nhưng cần đối tác hỗ trợ bảo mật, hạ tầng, dự án và nhân sự dự phòng.
Cách đánh giá trước khi quyết định
- Thống kê số người dùng và thiết bị.
- Ghi nhận số lượng yêu cầu hỗ trợ mỗi tháng.
- Xác định hệ thống quan trọng và thời gian có thể gián đoạn.
- Kiểm tra nhu cầu onsite ngoài giờ hoặc nhiều địa điểm.
- Đánh giá năng lực hiện tại về mạng, bảo mật, backup và Microsoft 365.
- So sánh tổng chi phí trong ít nhất một năm.
SMNET có thể khảo sát và đề xuất mô hình IT Outsourcing cho doanh nghiệp theo nhu cầu thực tế.
Câu hỏi thường gặp
IT Outsourcing có thay thế hoàn toàn IT nội bộ không?
Có thể, nhưng không bắt buộc. Nhiều doanh nghiệp sử dụng mô hình kết hợp để vừa có đầu mối nội bộ vừa tận dụng chuyên môn của nhà cung cấp.
Thuê ngoài có bảo đảm an toàn dữ liệu không?
Doanh nghiệp cần quy định rõ phạm vi truy cập, nguyên tắc bảo mật, tài khoản quản trị và quy trình phê duyệt. Không nên chia sẻ mật khẩu cá nhân hoặc cấp quyền vượt nhu cầu.
Doanh nghiệp rất nhỏ nên bắt đầu thế nào?
Nên bắt đầu bằng khảo sát, lập danh sách thiết bị và sử dụng gói hỗ trợ theo yêu cầu hoặc bảo trì định kỳ trước khi chuyển sang gói quản lý toàn diện.
Liên hệ SMNET
SMNET hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiện trạng và lựa chọn mô hình IT nội bộ, thuê ngoài hoặc kết hợp phù hợp với quy mô và ngân sách.
Công ty TNHH SMNET
Địa chỉ: Phòng G.01, Tòa nhà The Vital Building, 16 Đặng Tất, Phường Tân Định, TP.HCM
Điện thoại: 028 7301 6068
Email: hello@smnet.vn
Website: https://smnet.vn/
