Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ không có nhân viên IT chuyên trách. Các vấn đề kỹ thuật thường được giao cho hành chính, kế toán hoặc một nhân viên biết sử dụng máy tính. Cách làm này có thể đáp ứng tạm thời nhưng dễ tạo rủi ro khi hệ thống phát triển. Giải pháp IT cho doanh nghiệp không có nhân viên IT cần bao gồm hỗ trợ hằng ngày, quản lý định kỳ và kế hoạch bảo mật rõ ràng.
Rủi ro khi không có đầu mối IT
- Sự cố không được ghi nhận và xử lý theo mức độ ưu tiên.
- Mật khẩu và tài khoản được chia sẻ tùy tiện.
- Thiết bị không có danh sách hoặc lịch sử bảo trì.
- Nhân viên nghỉ việc nhưng quyền truy cập chưa được thu hồi.
- Dữ liệu chưa được sao lưu hoặc chưa thử phục hồi.
- Mạng và Wi-Fi được mở rộng thiếu quy hoạch.
- Bản quyền phần mềm và thời hạn gia hạn không được theo dõi.
- Doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều nhà cung cấp rời rạc.
Vấn đề thường chỉ được phát hiện khi xảy ra sự cố, trong khi chi phí gián đoạn có thể lớn hơn chi phí quản lý phòng ngừa.
Mô hình IT thuê ngoài giải quyết như thế nào?
Một đối tác IT có thể trở thành đầu mối kỹ thuật của doanh nghiệp, tiếp nhận yêu cầu, quản lý hệ thống và phối hợp với các nhà cung cấp liên quan.
- Helpdesk cho người dùng.
- Bảo trì máy tính và thiết bị.
- Quản lý email và tài khoản.
- Theo dõi mạng, Wi-Fi và firewall.
- Kiểm tra backup và dung lượng.
- Quản lý tài sản và bản quyền.
- Tư vấn mua sắm và nâng cấp.
- Hỗ trợ dự án văn phòng, chi nhánh hoặc chuyển đổi hệ thống.
Những hạng mục nên ưu tiên trong 30 ngày đầu
- Lập danh sách người dùng, thiết bị và tài khoản.
- Kiểm tra quyền quản trị và thay mật khẩu mặc định.
- Rà soát email, tên miền và DNS.
- Kiểm tra firewall, router và Wi-Fi.
- Xác định dữ liệu quan trọng và tình trạng sao lưu.
- Kiểm tra phần mềm bảo mật trên máy tính.
- Ghi nhận nhà cung cấp và thông tin gia hạn.
- Thiết lập kênh tiếp nhận yêu cầu.
- Lập kế hoạch xử lý các rủi ro ưu tiên.
Doanh nghiệp không cần thay toàn bộ hệ thống ngay. Nên xử lý theo mức độ ảnh hưởng và xây dựng lộ trình phù hợp ngân sách.
Cách phối hợp giữa doanh nghiệp và đối tác IT
Chỉ định đầu mối nội bộ
Doanh nghiệp vẫn cần một người có quyền xác nhận yêu cầu, phê duyệt truy cập và phối hợp lịch làm việc, dù người này không cần có chuyên môn kỹ thuật.
Quy định phạm vi hỗ trợ
Hợp đồng cần nêu rõ thiết bị, người dùng, địa điểm, thời gian hỗ trợ, công việc bao gồm và chi phí phát sinh.
Quản lý tài khoản quản trị
Mật khẩu, MFA và quyền quản trị phải được kiểm soát. Không sử dụng tài khoản cá nhân của kỹ thuật làm tài khoản sở hữu hệ thống doanh nghiệp.
Báo cáo và cải tiến
Các sự cố lặp lại cần được tổng hợp để tìm nguyên nhân gốc và đề xuất biện pháp phòng ngừa.
Lựa chọn gói dịch vụ phù hợp
- Hỗ trợ theo yêu cầu cho hệ thống đơn giản.
- Bảo trì hằng tháng để kiểm tra và phòng ngừa.
- IT Helpdesk theo số người dùng.
- IT Outsourcing quản lý tổng thể.
- IT Onsite định kỳ cho nhu cầu tại chỗ.
- Dịch vụ dự án riêng cho Microsoft 365, mạng, camera, firewall hoặc cloud.
SMNET cung cấp giải pháp CNTT tổng thể, đồng hành từ khảo sát, tư vấn đến triển khai và bảo trì.
Câu hỏi thường gặp
Ai sẽ phê duyệt yêu cầu nếu doanh nghiệp không có IT?
Doanh nghiệp nên chỉ định một đầu mối quản lý như hành chính, vận hành hoặc quản lý cấp phù hợp. Đối tác IT thực hiện kỹ thuật nhưng không tự quyết định quyền truy cập.
Có cần ký gói dài hạn ngay không?
Không nhất thiết. Có thể bắt đầu bằng khảo sát hoặc gói bảo trì, sau đó mở rộng phạm vi khi đã xác định rõ nhu cầu.
Đối tác IT có thể quản lý nhà cung cấp khác không?
Có thể phối hợp với nhà mạng, phần mềm, thiết bị và các đơn vị chuyên môn khác nếu phạm vi trách nhiệm được thống nhất rõ.
Liên hệ SMNET
Nếu doanh nghiệp chưa có nhân viên IT nội bộ, SMNET có thể khảo sát, lập danh sách hệ thống và đề xuất mô hình hỗ trợ phù hợp theo từng giai đoạn.
Công ty TNHH SMNET
Địa chỉ: Phòng G.01, Tòa nhà The Vital Building, 16 Đặng Tất, Phường Tân Định, TP.HCM
Điện thoại: 028 7301 6068
Email: hello@smnet.vn
Website: https://smnet.vn/
