Đang họp Microsoft Teams nhưng âm thanh bị ngắt quãng, hình ảnh đứng, thông báo “Poor network quality” hoặc thậm chí bị rớt khỏi cuộc họp là tình trạng khá phổ biến tại các văn phòng.
Nhiều doanh nghiệp thường cho rằng nguyên nhân đơn giản là Internet chậm. Tuy nhiên trên thực tế, đường truyền Internet vẫn có thể hoạt động tốt trong khi vấn đề lại nằm ở hệ thống Wi-Fi nội bộ.
Dấu hiệu Wi-Fi đang ảnh hưởng đến Microsoft Teams
Một số biểu hiện thường gặp:
- Hình ảnh cuộc họp bị đứng hoặc giảm chất lượng.
- Âm thanh bị giật, mất tiếng vài giây.
- Microsoft Teams tự động tắt video để duy trì kết nối.
- Máy tính vẫn báo đang kết nối Wi-Fi nhưng Teams mất kết nối.
- Di chuyển giữa các phòng thì cuộc họp bị gián đoạn.
- Người dùng ngồi xa Access Point thường xuyên gặp lỗi hơn.
- Cuộc họp ổn định vào buổi sáng nhưng chậm vào giờ cao điểm.
Nếu nhiều nhân viên gặp tình trạng tương tự tại cùng một khu vực văn phòng, khả năng cao vấn đề nằm ở hệ thống mạng Wi-Fi.
1. Wi-Fi yếu hoặc vùng phủ sóng chưa phù hợp
Access Point đặt quá xa phòng họp hoặc bị che bởi tường bê tông, kính, tủ kim loại có thể làm tín hiệu Wi-Fi suy giảm đáng kể.
Máy tính vẫn có thể hiển thị biểu tượng Wi-Fi nhưng chất lượng kết nối thực tế không đủ ổn định cho các ứng dụng thời gian thực như Microsoft Teams.
Đặc biệt, cuộc gọi video yêu cầu kết nối phải ổn định liên tục. Chỉ cần mất tín hiệu trong vài giây cũng có thể gây giật hình hoặc mất tiếng.
2. Một Access Point phục vụ quá nhiều thiết bị
Trong văn phòng hiện nay, mỗi nhân viên có thể sử dụng đồng thời:
- Laptop
- Điện thoại
- Tablet
- Thiết bị IoT
- Camera
- TV hoặc thiết bị phòng họp
Nếu một Access Point phải phục vụ quá nhiều thiết bị cùng lúc, hiệu suất có thể giảm dù tín hiệu Wi-Fi vẫn hiển thị mạnh.
Tình trạng này thường xuất hiện tại phòng họp khi nhiều người cùng mở laptop và tham gia Teams trong cùng thời điểm.
3. Nhiễu sóng Wi-Fi
Trong các tòa nhà văn phòng, rất nhiều doanh nghiệp sử dụng Wi-Fi trên cùng khu vực.
Nếu nhiều Access Point hoạt động trên các kênh tần số giống nhau, hiện tượng nhiễu sóng có thể xảy ra.
Đặc biệt với băng tần 2.4 GHz, số lượng kênh không chồng lấn khá hạn chế.
Vì vậy, một hệ thống Wi-Fi được thiết kế tốt cần có kế hoạch phân bổ:
- Channel
- Công suất phát
- Băng tần 2.4 GHz / 5 GHz
- Khoảng cách giữa các Access Point
Không nên chỉ đơn giản lắp thêm nhiều Access Point vì đôi khi càng nhiều thiết bị phát sóng lại càng gây nhiễu.
4. Laptop kết nối nhầm Access Point ở xa
Một lỗi khá phổ biến trong hệ thống có nhiều Access Point là thiết bị vẫn giữ kết nối với Access Point cũ dù người dùng đã di chuyển sang khu vực khác.
Ví dụ:
Nhân viên đang làm việc tại khu vực A, sau đó mang laptop vào phòng họp B.
Laptop vẫn giữ kết nối với Access Point tại khu vực A thay vì chuyển sang Access Point gần phòng họp.
Khi đó tín hiệu yếu dần và Microsoft Teams bắt đầu gặp lỗi.
Hệ thống Wi-Fi doanh nghiệp cần được cấu hình roaming phù hợp để thiết bị có thể chuyển đổi Access Point mượt mà hơn.
5. Internet nhanh nhưng độ trễ mạng cao
Một đường truyền Internet 500 Mbps chưa chắc đã đảm bảo họp Teams ổn định.
Ngoài tốc độ, các ứng dụng gọi video còn phụ thuộc rất nhiều vào:
- Latency
- Packet loss
- Jitter
- Độ ổn định của đường truyền
Ví dụ đường truyền vẫn đo được tốc độ cao nhưng packet loss tăng trong một số thời điểm thì âm thanh Teams vẫn có thể bị giật.
Đây là lý do chỉ kiểm tra bằng Speedtest thường chưa đủ để đánh giá toàn bộ chất lượng mạng.
6. Download hoặc backup chiếm toàn bộ băng thông
Trong doanh nghiệp có thể tồn tại nhiều tác vụ sử dụng Internet lớn như:
- Sao lưu dữ liệu lên Cloud
- Đồng bộ OneDrive
- Upload dữ liệu NAS
- Cập nhật Windows
- Camera truyền dữ liệu
- Download file dung lượng lớn
Nếu hệ thống Router hoặc Firewall chưa được cấu hình QoS phù hợp, một người tải file lớn có thể ảnh hưởng đến cuộc họp Teams của nhiều người khác.
7. Router hoặc Firewall chưa tối ưu cho ứng dụng Cloud
Microsoft Teams là ứng dụng Cloud có lưu lượng kết nối liên tục ra Internet.
Trong hệ thống doanh nghiệp, lưu lượng có thể đi qua:
Laptop → Wi-Fi → Switch → Firewall → Router → ISP → Microsoft Cloud
Chỉ cần một thành phần gặp vấn đề cũng có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng.
Firewall cần được kiểm tra:
- CPU và RAM
- Session
- Traffic shaping
- QoS
- Security inspection
- DNS
- Routing
- WAN utilization
Đặc biệt tại các văn phòng có nhiều người họp trực tuyến cùng lúc, việc kiểm soát và ưu tiên traffic là rất cần thiết.
Cách kiểm tra nhanh khi Teams hay bị mất kết nối
Khi gặp tình trạng trên, doanh nghiệp có thể thử một số bước cơ bản.
Thử sử dụng dây mạng LAN
Nếu Teams hoạt động ổn định khi kết nối LAN nhưng bị lỗi khi sử dụng Wi-Fi thì gần như có thể xác định vấn đề nằm ở hệ thống Wi-Fi.
Kiểm tra ở nhiều vị trí khác nhau
Nếu chỉ một số khu vực hoặc phòng họp bị lỗi, cần kiểm tra lại vùng phủ sóng Access Point.
Kiểm tra nhiều máy tính
Nếu chỉ một máy bị lỗi, nguyên nhân có thể nằm ở:
- Wi-Fi card
- Driver
- Windows
- Phần mềm bảo mật
Nếu nhiều thiết bị cùng bị lỗi thì nên kiểm tra hệ thống mạng.
Kiểm tra vào giờ cao điểm
Nếu mạng chỉ chậm vào một số khung giờ, có thể Access Point hoặc đường truyền đang bị quá tải.
Hệ thống Wi-Fi doanh nghiệp nên được thiết kế như thế nào?
Đối với văn phòng sử dụng Microsoft Teams, Zoom, Microsoft 365 và các ứng dụng Cloud thường xuyên, Wi-Fi nên được thiết kế theo hướng quản trị tập trung.
Một hệ thống phù hợp cần xem xét đồng thời:
- Số lượng người dùng.
- Số thiết bị kết nối.
- Diện tích văn phòng.
- Vị trí phòng họp.
- Vật liệu tường và vách ngăn.
- Mật độ Access Point.
- Roaming.
- Channel planning.
- VLAN.
- QoS.
- Firewall.
- Băng thông Internet.
Việc chỉ mua Access Point mạnh hơn chưa chắc giải quyết được vấn đề nếu thiết kế tổng thể của hệ thống mạng chưa phù hợp.
SMNET hỗ trợ kiểm tra và tối ưu hệ thống Wi-Fi doanh nghiệp
SMNET cung cấp dịch vụ khảo sát, triển khai và tối ưu hệ thống Wi-Fi cho văn phòng, nhà máy và doanh nghiệp.
Các hạng mục có thể bao gồm:
- Khảo sát vùng phủ sóng Wi-Fi.
- Kiểm tra Access Point và hệ thống mạng hiện hữu.
- Đánh giá tình trạng nhiễu sóng.
- Tối ưu Channel và công suất phát.
- Kiểm tra Router và Firewall.
- Cấu hình VLAN và QoS.
- Tối ưu hệ thống cho Microsoft Teams, Microsoft 365 và các ứng dụng Cloud.
- Thiết kế và nâng cấp hệ thống Wi-Fi doanh nghiệp.
Một hệ thống Wi-Fi tốt không chỉ cần sóng mạnh, mà quan trọng hơn là ổn định, đúng thiết kế và phù hợp với số lượng người dùng thực tế.
Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên gặp tình trạng Teams giật, mất tiếng hoặc rớt kết nối, SMNET có thể hỗ trợ khảo sát và xác định nguyên nhân từ hệ thống mạng.
